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Prozessoptimierung

Prozesse optimieren - Kosten senken!

Im Zuge der Prozessoptimierung sollten Sie Ihre Abläufe und Prozesse in Ihrem Unternehmen auf den Prüfstand stellen. Da jeder Betrieb und jedes Unternehmen individuell im Ablauf seiner Strukturen und Prozesse ist, werden auch Sie individuelle Lösungen suchen, die Ihre Arbeitsprozesse verschlanken und die Effizienz Ihres Unternehmens steigern. Die Prozessoptimierung spielt mittlerweile nicht nur in den großen Industrieunternehmen eine immer wichtigere Rolle, sondern ist auch für kleine und mittelständische Unternehmen eine gute Lösung, um Kosten zu senken.

Warum ist Prozessoptimierung für mein Unternehmen wichtig?

Prozesse im Unternehmen zu optimieren, heißt im Prinzip, durch effektiveres Arbeiten Kosten zu senken. Denn in Zeiten von erhöhtem Wettbewerbsaufkommen ist es nur verständlich, sich die Frage zu stellen: Wo und wie können wir Kosten reduzieren? Ein guter Ansatz liegt darin, die Prozesse und einzelnen Abläufe im eigenen Unternehmen mal genauer unter die Lupe zu nehmen. Nur, weil manche Arbeitsabläufe bereits seit Jahren oder Jahrzehnten bestehen, heißt das nicht zwingend, dass diese die optimale Lösung darstellen.

Also: Hinterfragen Sie Ihre Arbeitsabläufe! Und ändern Sie etwas: Für eine Prozessoptimierung im Unternehmen oder in einer bestimmten Abteilung muss nicht direkt eine Revolution gestartet werden. Oft lassen sich schon durch kleine, durchdachte Änderungen der Unternehmensabläufe und des Prozessmanagements Verbesserungen schnell und einfach umsetzen.

Die Prozessoptimierung muss individuell auf Ihr Unternehmen angepasst werden. Egal, ob speziell für die Industrie, für die Verwaltung oder ganz andere Bereiche: Es gibt mittlerweile die unterschiedlichsten Methoden, um bei der längerfristigen Prozessverbesserung und Kostenreduzierung zu helfen. Eine detaillierte Prozessanalyse zeigt Ihnen Ihr Potential und ist der erste Schritt, um Lösungen für eine individuelle Verbesserung Ihrer Unternehmensabläufe zu finden.

Ziele der Prozessoptimierung:

  • Reduzierung der Unternehmenskosten
  • Minimierungen der Komplexität von Prozessen
  • Schaffung von klaren Verantwortlichkeiten

Was ist Lean Management?

Auf den Begriff Lean Management (übersetzt: schlankes Management) stößt man immer wieder, wenn man sich mit Prozessoptimierung auseinandersetzt. Es ist die Bezeichnung für die Gesamtheit der Denkprinzipien, Methoden und Verfahrensweisen zur effizienten Gestaltung der gesamten Wertschöpfungskette industrieller Güter. Das ursprünglich aus der Automobilindustrie entwickelte Lean Management oder die Lean Production hat mittlerweile durch große Erfolge in der Industrie auch Einzug in mittelständische Unternehmen, Werkstätten und Betriebe genommen

Effekte von Lean Management

  • Erhöhen Sie die Leistungsfähigkeit Ihrer Produktion beziehungsweise Ihrer Produktivität
  • Optimieren Sie die Arbeitsprozesse in Ihrem Betrieb
  • Sorgen Sie für kontinuierliche Verbesserung, denn Stillstand bedeutet Rückschritt
  • Schalten Sie unnötige Arbeitsprozesse aus - steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens
  • Senken Sie Kosten - Steigern Sie die Wertschöpfung

Welche Methode ist für Ihr Unternehmen die richtige?

Welche Methode für Ihr Unternehmen die richtige ist oder ob mehrere Methoden in abgewandelter Version die Lösung ergeben, ist zu Anfang, allein wegen der Vielfalt, die es mittlerweile in diesem Bereich gibt, nicht so einfach zu bestimmen. In einem Gewirr von Begriffen wie Lean Management, Kaizen, Six Sigma, Kanban, Shopfloor Management etc. verliert man schnell den Überblick. Diese Vielfalt weiterentwickelter Methoden, die erst einmal unüberschaubar scheint, gibt dem Erfolg der Prozessoptimierung jedoch Recht. Tipp: Eine Beratung von einem Fachmann der Branche ist zu empfehlen!

Verschmelzung von Lean Management und Industrie 4.0

Der Begriff Industrie 4.0, der auf die Forschungsunion der deutschen Bundesregierung zurückgeht und ein gleichnamiges Projekt in der Hightech-Strategie der Bundesregierung ist, zeigt das Ineinandergreifen der industriellen Produktion mit der neuesten Informations- und Kommunikationstechnik auf. Kombiniert man die Prozesse der Industrie 4.0 mit den bewährten Methoden des Lean Managements, können sie zu einem Zusammenschluss von Mensch, Maschine und Produkten führen, bei denen der Mensch und seine Wertschöpfung im Mittelpunkt stehen.

Was bedeutet die Prozessoptimierung für Ihr Unternehmen?

Prozessverbesserungen allgemein sind positive Veränderungen, die sich über eine Abteilung, verschiedene Bereiche oder auch auf das gesamte Unternehmen auswirken. Der Begriff Kaizen, der auch eine Methode der Prozessoptimierung ist, drückt dies sehr trefflich aus: Veränderung zum Guten. Diese Veränderung zum Guten geht meist auch mit neuen Investitionen im Unternehmen einher. Und diese Investitionen machen sich bezahlt! Denn längerfristig handelt es sich dabei um Lösungen, die Ihnen dabei helfen, Kosten zu reduzieren und Ihre Unternehmensziele zu erreichen.

Beispiel einer Prozessoptimierung

Ein Beispiel eines, im Zuge der Prozessoptimierung, neu eingerichteten Arbeitsplatzes in einer Produktionsfirma für Armlehnen von Bürostühlen. Bei der Aufnahme der IST-Zustände in der Abteilung Qualitätssicherung fiel auf, das der Ablauf, sowie der Materialfluss bei der Prüfstation für manuelle Stichproben bisher nicht optimal ausgenutzt wurde. Den Arbeitsplatz teilten sich QS-Prüfer, sowie Mitarbeiter der Instandhaltung. Die entnommenen Stichproben wurden dem QS-Prüfer auf den Arbeitsplatz gestellt. Die geprüfte Ware wurde vom QS-Prüfer, bei Ware die für gut befunden wurde, wieder zu den anderen Beständen transportiert, Ware die für schlecht befunden wurde aussortiert. Ein reibungsloser Ablauf sieht da anders aus. Die Prozesse und Abläufe wurden daraufhin optimiert:

1. Der Arbeitsplatz wird nun ausschließlich von dem QS-Prüfer genutzt. Für den Instandhalter wurde ein separater Arbeitsplatz eingerichtet. Vorteil: Der QS-Prüfer hat einen Arbeitsplatz, an dem sich nur Arbeitsmaterialien befinden, die für seine Arbeit nötig sind.

  • Der Arbeitsplatt ist strukturiert
  • Der Arbeitsplatz ist sauber und ordentlich

2. Die Behälter mit den Stichproben werden nun auf einem Scherenhubwagen antransportiert, der in einem dafür vorgesehenen, markierten Bereich abgestellt wird. Vorteil: Der QS-Prüfer hat mehr freie Arbeitsfläche auf seinem Arbeitstisch zur Verfügung. Die optimal ergonomische Entnahmehöhe der Kästen lässt sich dank des Scherenhubwagens individuell an den QS-Prüfer anpassen.

  • Der Transportwagen hat einen festen Platz und behindert keine innerbetrieblichen Verkehrswege
  • Die Entgegennahme der Kästen erfolgt in einer ergonomisch individuell anpassbaren Höhe

3. Produkte die für schlecht befunden werden, werden in einem Behälter auf einem Rollbrett gesammelt. Vorteil: Wenn der Behälter voll ist, wird dieser mittels Rollbrett einfach durch einen leeren Behälter auf einem Rollbrett ausgetauscht.

  • Der Behälter ist fahrbar und lässt sich schnell und einfach austauschen

4. Produkte die für gut befunden werden, lässt der QS-Prüfer mittels Rollenbahn an die nächste Arbeitsstadion weiterlaufen, wo die Armlehnen den Beständen wieder zu gebucht werden können.

  • Der Materialfluss bleibt somit ununterbrochen in Gang, Zeit wird gespart

Dies ist nur ein Beispiel, wie ein optimierter Prozess , durch einen strukturierten, ordentlichen Arbeitsplatz, festgelegte Bereiche für Transportmittel, den Einsatz von ergonomischen Transportgeräten sowie die Nutzung von Rollhilfen aussehen kann. Alles in allem zielt die Optimierung des Prozess auf die Steigerung der Effizienz und die damit verbundene Zeit- und Kostenersparnis ab.

Tipps für eine effiziente Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen

Steigern auch Sie durch eine Prozessoptimierung Ihre Effizienz im Unternehmen und profitieren Sie dabei von der damit einhergehenden Zeit- und Kostenersparnis. Informieren Sie sich über die Methoden der Prozessoptimierung und erstellen Sie individuelle Arbeitsabläufe für einen besseren Workflow.

In unseren einzelnen Rubriken erfahren Sie, wie Sie durch eine optimierte Arbeitsplatzeinrichtung für mehr Kapazitäten sorgen und einen Arbeitsplatz einrichten können.

Eine besondere Gewichtung bei der Prozessoptimierung in der Industrie haben die Bereiche effektive Materialorganisation und effiziente Materiallagerung.
Hier geben wir Ihnen Tipps für ein effizientes Arbeiten im Lager. Auch ein verbesserter innerbetrieblicher Transport und Materialfluss haben einen großen Effekt auf einfache Arbeitsabläufe. So tragen festgelegte Transportmittel und ergonomische Transportgeräte zur Steigerung und Prozessverbesserung bei.

Um diese Methoden und Prozesse zu verinnerlichen, ist es wichtig, die Mitarbeiter mit einzubinden. Klare und nachvollziehbare Ablaufstrukturen und Verantwortungsbereiche helfen, die neuen Prozesse im Unternehmen zu kommunizieren. Nutzen Sie Mitarbeiterschulungen, um gegebene Rahmenbedingungen mit Ihren Mitarbeitern zu erarbeiten und zu verinnerlichen.

Arbeitsplatzeinrichtung

Arbeitsplatzeinrichtung sollten auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst sein.
Zeitersparnis: Durch die richtige Arbeitsplatzeinrichtung lassen sich Suchzeiten für das Auffinden von Dokumenten, Werkzeugen, Betriebsmitteln oder Materialien vollständig beseitigen.

Ein Beispiel: Bei einem Schubladenschrank mit Hartschaumeinlagen für die Werkzeuge lässt sich auf einen Blick die Vollständigkeit des Werkzeuges prüfen. Das Werkzeug ist immer an seinem vorgeschriebenen Platz.

Tipp! Beugen Sie Krankheiten vor!

Achten Sie bei der Optimierung von vorhandenen Arbeitsplätzen oder bei Ausstattung von neuen Arbeitsplätzen unbedingt auf die Ergonomie am Arbeitsplatz. Die Prozessoptimierung soll auch für die Arbeiter und Angestellten von Vorteil sein. Wenn der Arbeitsplatz von mehreren Personen genutzt wird, spielen höhenverstellbare Tische und Stühle eine besonders große Rolle.

  • Setzen Sie elektrisch höhenverstellbare Arbeitstische ein
  • Verwenden Sie ausschließlich höhenverstellbare Arbeitsstühle
  • Arbeitsmittel wie Packbandabroller mit ergonomischen Griffen erleichtern das Arbeiten

Materiallagerung

Egal, um welche Art von Materialien, Produkten oder Waren es sich in Ihrem Unternehmen handelt, mit dem richtig eingesetzten Lagersystem können Sie die Prozesse rund um die Lagerwirtschaft optimieren.

Die Lagersysteme können so individuell wie Ihre Produkte und auch Ihr Unternehmen sein:

Die richtige Nutzung von Lagersystemen und Lagerausstattung: Mit einem richtig gewählten Lagersystem können Sie laufende Lagerkosten senken, die Arbeitssicherheit erhöhen und Ihren Lagerbereich übersichtlich strukturieren. Um Materialverschwendung vorzubeugen, hat es sich in vielen Bereichen der Produktion bewährt nach dem "First-in-first-out" Prinzip (Lexikon) vorzugehen. Egal ob Büro, Werkstatt, Großhandel oder Industrie, überall gilt, eine übersichtliche Lagerung spart Zeit und somit Geld. Eine Vielzahl an Möglichkeiten um Ihre Lagerkennzeichnung auf Vordermann zu bringen:

Lagerregalsysteme

die mit den verschiedenen Regalarten in den meisten Unternehmen eine platzsparende und somit kostensparende Lösung bieten.

Universal- und Materialschränke

bieten sich optimal für die Lagerung von Eigenbedarf in den Abteilungen an. Die Schränke sind mit Schloss erhältlich und der Inhalt somit nicht für jedermann einsehbar.

Umweltschränke

bieten die Lösung für die Lagerung gewässergefährdender Stoffe in Kleingebinden am Arbeitsplatz und für die sichere sowie vorschriftsmäßige Lagerung nicht entzündbarer Chemikalien und Giftstoffen in Arbeitsräumen.

Schubladenschränke

eignen sich hervorragend für die Lagerung von Kleinteilen in Werkstatt und Betrieb. Mit der richtigen Schubladeneinteilung, die frei wählbar ist, lässt sich hier einiges unterbringen.

Tipp! Um Ihr Lagersystem optimal zu strukturieren, setzen Sie Kennzeichnungen und Beschriftungen ein. Dies muss nicht nur für die Verkaufsware gelten. Auch für das innerbetriebliche und abteilungsbezogene Materiallager ist dies von Vorteil. Lagerplätze sind so direkt erkennbar und schneller auffindbar. Fest definierte Lagerplätze erleichtern die Bestandspflege sowie die Warenbewegung.

Innerbetrieblicher Transport und Materialfluss

Die Themen Transport, Kästen, Boxen und Behälter spielen im Lagerbereich und im Materialfluss alle eine wichtige Rolle. Der innerbetriebliche Materialfluss: Bei dem Materialfluss im Unternehmen, also dem innerbetrieblichen Materialfluss, spricht man von Prozessen, die die Materialen in Hinblick auf Lager-, Transport und Bearbeitung betreffen.
Durchlaufzeiten verringern: Werden alle Prozesse, die den Materialfluss betreffen, geprüft, wird schnell erkennbar, welche Bedeutung die Durchlaufzeiten der Materialien oder Produkte im Unternehmen haben. Ein Ansatzpunkt sollte sein, sich diese Durchlaufzeiten mal genauer unter die Lupe zu nehmen und zu schauen, ob die Ware unnötige Stationen durchläuft, beziehungsweise, ob sich Bearbeitungszeiten verkürzen lassen. Die Verringerung von Durchlaufzeiten bedeutet Kostenersparnis!

Der Einsatz von Transportmitteln: Ein weiterer Punkt, den Sie prüfen sollten, ist der Einsatz von Transportmitteln in Ihrem Unternehmen. Setzen Sie an jeder Stelle das optimale Transportmittel ein? Nutzen Sie Rollbahnen, Bänder, Gabelhubwagen, Plattformwagen, Rollboxen und halten Sie die Ware im Fluss! Falls es Ihre Lösung so nicht auf dem Markt gibt, können Sie auch Sonderanfertigungen anfragen:

Kopfstützentransportwagen für Kanban-System mit Totmannbremse


Sonderstirnwandwagen mit Totmannbremse


Sonderbürowagen mit 3 Schrankeinheiten


Sonderhandpritschenwagen mit Gitteraufbau, Schubladen und Staplertaschen


Kästen, Boxen und Behälter: Ebenso wichtig wie das Transportgerät ist natürlich auch der Transportbehälter. Ergänzt mit den passenden Kästen, Boxen oder Behältern, kann die Ware im Unternehmen, beispielsweise mittels KANBAN Prinzip (Kartenprinzip)Lexikonverweis verwaltet werden und durch das Unternehmen laufen. Somit weiß die entsprechende Arbeitsstadion, wann, wie viel nachproduziert werden muss oder wo sich die Ware gerade befindet. Sehen Sie die Vielfalt von Kästen und ihrer Einsatzzwecke:

Versandhandel

Versandhandel

Automobilindustrie

Automobilindustrie

Textilindustrie

Textilindustrie

In der Fertigung

In der Fertigung

Lebensmittelhandel

Lebensmittelhandel

Prozessplanung und Mitarbeiterschulung

Ein wichtiger Teil der Prozessoptimierung ist die Einbindung der eigenen Mitarbeiter. Bei der anfänglichen Bestandsaufnahme der IST-Zustände sowie der anschließenden Prozessplanung ist es nur sinnvoll, auf das Know-how der Mitarbeiter zu bauen.

Es empfiehlt sich auch im weiteren Vorgehen die eigenen Mitarbeiter mit ins Boot zu nehmen. So können Sie Ihre Mitarbeiter bei der Erarbeitung und Planung der neuen Methoden zur Prozessoptimierung „abholen". Denn oft schafft Neues auch Unsicherheiten. Um dem frühzeitig entgegenzuwirken, führen Sie Mitarbeiterschulungen durch, um die Neuerungen und deren Nutzen darzulegen.

Diese Neuerungen oder Veränderungen zum Guten sollen von den Mitarbeitern verstanden, verinnerlicht und gelebt werden.

Prozessplanung und Mitarbeiterschulung

Hier bieten sich Workshops an, die den Mitarbeitern die Möglichkeiten zur aktiven Teilnahme ermöglichen. Das Ergebnis: Motivierte Mitarbeiter, die von den Prozessoptimierungen profitieren und somit effizienter arbeiten.

Tipp! Richten Sie sich feste Räumlichkeiten ein, in denen Sie das Thema Prozessoptimierung bearbeiten und in denen die Planung und Schulung der Mitarbeiter durchgeführt werden.

Lexikon

5S

  • Sortieren, Sichtbare Ordnung, Sauberkeit, Standardisieren, Selbstdisziplin
  • Ein sauberer und ordentlicher Arbeitsplatz motiviert den Mitarbeiter
  • Wirkt sich äußerst positiv auf die Arbeitssicherheit aus

7S Modell

  • Strategie, Struktur, Systeme, Spezialkenntnisse, Stammpersonal, Stil, Selbstverständnis
  • dient dazu Veränderungsprozesse einzuleiten und ihre strategische Richtung festzulegen
  • Vorgehen: Beschreibung Ist-Zustand und Beschreibung Idealzustand
  • Maßnahmen festlegen um die erwünschten Ziele zu verfolgen und zu erreichen

Flow und Flexibilität

  • Der Fluss wird in Bewegung gehalten bzw. verbessert
  • Materialfluss durch rollende Logistik
  • Einsatz von rollbaren Hilfsmitteln zur Verbesserung der Abläufe

FiFo Prinzip

  • FiFo = First in first out
  • Lager- und Organisationsprinzip
  • Vermeidung von Materialverschwendung

Kanban

  • Methode für die Bestandsführung und Produktionssteuerung nach dem Kanban (= Karten) – Prinzip
  • Orientierung am tatsächlichen Verbrauch
  • Kostenoptimierte Steuerung der Wertschöpfungskette

Kaizen

  • Aus dem japanischen KAI = Veränderung, ZEN = zum Guten, zum Besseren
  • Verankerung der kontinuierlichen Verbesserungsprozesse in den Köpfen der Mitarbeiter
  • In Kaizen Workshops werden Maßnahmen erarbeitet um eine Verbesserungen bei der Durchlaufzeit, Effizienz, Produktivität, Ergonomie, Ordnung und Sauberkeit zu erreichen

Shopfloor Management

  • Führungskräfte interagieren mit den Mitarbeitern
  • Einbindung der Mitarbeiter in die Veränderungsprozesse
  • Entscheidungsfluss wird vorangetrieben und beschleunigt

Six Sigma

  • Es handelt sich um eine Vorgehensweise um Prozesse und daraus resultierende Ergebnisse auf Dauer zu verbessern
  • Die Methodik liegt in folgendem Ablauf: Problem beschreiben, Auswirkungen messen, Kernursachen, ermitteln, Problem beseitigen, Lösung verankern
  • Zielgerichtet angewandt, verspricht die Methode große Erfolge

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