Activity Based Working: Flexibles Arbeiten für mehr Produktivität

Activity Based Working (ABW) ist ein ganzheitliches Arbeitsplatzkonzept, das über die reine Bürogestaltung hinausgeht. Bei diesem Konzept wählen Mitarbeiter:innen ihren Arbeitsplatz je nach aktueller Tätigkeit und Bedürfnissen flexibel aus verschiedenen Zonen aus. Anders als beim klassischen Bürokonzept mit fest zugewiesenen Schreibtischen ermöglicht ABW den Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsumgebungen im Laufe des Tages.

Das Grundprinzip des Activity Based Working lautet: "Der Ort der Arbeit folgt der Art der Arbeit." Statt einen Arbeitsplatz an die verschiedenen Anforderungen anzupassen, stehen unterschiedliche, spezialisierte Arbeitsbereiche zur Verfügung. Dies führt zu einer effizienteren Nutzung des Büroraums und zu verbesserten Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter:innen.

Die wichtigsten Kernprinzipien des Activity Based Working sind:

Die Entwicklung moderner Bürokonzepte spiegelt den Wandel unserer Arbeitswelt wider. In den letzten Jahrzehnten haben sich Bürolandschaften stark verändert – vom traditionellen Zellenbüro über das Großraumbüro bis hin zu Activity Based Working.
Das klassische Zellenbüro mit Einzelbüros bot zwar Privatsphäre und Ruhe, förderte jedoch gleichzeitig Isolation und hierarchisches Denken. In den 1970er Jahren kamen die ersten Open-Space-Büros auf, die mehr Kommunikation ermöglichen sollten, jedoch oft mit Nachteilen wie Lärm und fehlender Privatsphäre verbunden waren.

Das Konzept des Activity Based Working wurde 1995 vom niederländischen Arbeitsplatzexperten Erik Veldhoen in seinem Buch "The Demise of the Office" entwickelt und hat seitdem international an Bedeutung gewonnen. Es kombiniert die Vorteile verschiedener Büroformen und ergänzt sie durch ein ganzheitliches Verständnis von Arbeit.

Quelle: Veldhoen, E. (1995). The Demise of the Office: The Digital Workplace in a Thriving Organisation. Rotterdam: 010 Publishers.

Die Evolution der Bürolandschaft zeigt einen klaren Trend: Vom statischen Arbeitsplatz hin zu dynamischen, flexiblen Arbeitsumgebungen, die unterschiedliche Tätigkeiten optimal unterstützen. Activity Based Working stellt dabei die bisher fortschrittlichste Entwicklungsstufe dar, die Flexibilität, Wohlbefinden und Produktivität vereint.

Activity Based Working bietet zahlreiche Vorteile, sowohl für Unternehmen als auch für deren Mitarbeiter:innen. Die positiven Effekte dieses Konzepts reichen von wirtschaftlichen Aspekten bis hin zu gesteigertem Wohlbefinden am Arbeitsplatz.

Flächeneffizienz und Kosteneinsparung: Durch die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen können Büroflächen effizienter genutzt werden. Aktuelle Studien zeigen, dass fast die Hälfte der Schreibtische weniger als eine Stunde täglich genutzt werden. ABW ermöglicht hier erhebliche Einsparungen bei Miet- und Betriebskosten.

Quelle: XY Sense: Workplace Utilization Index Q3 2024. Verfügbar unter: https://xysense.com/workplace-utilization-index/

Gesteigerte Produktivität: Mitarbeiter:innen können die für ihre aktuelle Aufgabe optimale Umgebung wählen, was nachweislich die Konzentration und Leistungsfähigkeit erhöht.

Quelle: Eismann, T. T., Pakos, O., Rücker, M., Meinel, M., Maier, L., & Voigt, K. I. (2022). Understanding the Mechanisms of Activity-based Workspaces: A Case Study. Environment and Behavior, 54(1), 170-210.

Verbesserte Zusammenarbeit: Die verschiedenen Zonen fördern spontane Begegnungen und den Austausch zwischen Abteilungen, was zu mehr Innovation und besserer Teamarbeit führt.

Steigerung des Wohlbefindens: Die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Arbeitsumgebungen zu wechseln, reduziert körperliche Beschwerden und fördert die Gesundheit durch mehr Bewegung im Arbeitsalltag.

Quelle: Arundell, L., Sudholz, B., Teychenne, M., Salmon, J., Halonen, J. I., Bauman, A., ... & Timperio, A. (2018). The impact of activity based working (ABW) on workplace activity, eating behaviours, productivity, and satisfaction. International journal of environmental research and public health, 15(5), 1005. PMC.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Das Bürokonzept kann leicht an sich ändernde Anforderungen und Teamgrößen angepasst werden, was die Organisation agiler macht.

Attraktivität als Arbeitgeber: Moderne Arbeitskonzepte wie ABW sind besonders für jüngere Generationen attraktiv und können bei der Mitarbeitergewinnung und -bindung einen Wettbewerbsvorteil darstellen.

Diese Vorteile entfalten ihre volle Wirkung jedoch nur, wenn das Activity Based Working-Konzept ganzheitlich umgesetzt wird und sowohl die räumlichen als auch die kulturellen Aspekte berücksichtigt werden.

Die Wirksamkeit von ABW wird durch umfangreiche Forschung gestützt: Die bisher größte globale Studie zu Activity Based Working untersuchte 32.369 Antworten von 29 Projekten in 16 Organisationen in 11 Ländern und zeigt deutliche Verbesserungen in der Arbeitsplatz-Zufriedenheit nach der Umstellung auf ABW.

Quelle: Veldhoen + Company (2020): Activity Based Working: Research on Measurable Outcomes and Key Differentiators. Verfügbar unter: https://www.veldhoencompany.com/measuring-the-impact-of-activity-based-working a

Trotz der zahlreichen Vorteile bringt Activity Based Working auch einige Herausforderungen mit sich, die bei der Planung und Umsetzung berücksichtigt werden sollten:

Widerstand gegen Veränderung: Der Verlust des persönlichen Arbeitsplatzes kann bei manchen Mitarbeiter:innen zu Unsicherheit und Widerstand führen. Besonders langjährige Mitarbeiter:innen, die an feste Strukturen gewöhnt sind, benötigen Zeit für die Umstellung.

Lärmbelästigung und Ablenkung: In schlecht gestalteten ABW-Umgebungen kann es zu erhöhter Lärmbelästigung kommen, wenn die akustische Trennung zwischen verschiedenen Zonen nicht ausreichend ist.

Platzprobleme zu Stoßzeiten: Bei unzureichender Planung kann es vorkommen, dass nicht genügend Arbeitsplätze des bevorzugten Typs verfügbar sind, besonders in den beliebten Konzentrationszonen.

Höhere Erstinvestition: Die Einrichtung verschiedener spezialisierter Zonen und die notwendige technische Infrastruktur erfordern zunächst höhere Investitionen als traditionelle Bürokonzepte.

Kulturelle Anpassung: Der Übergang zu ABW erfordert eine neue Unternehmenskultur mit mehr Vertrauen, Selbstverantwortung und neuen Führungsmethoden. Diese Veränderung braucht Zeit und kann nicht verordnet werden.

Technische Herausforderungen: Die nahtlose Integration verschiedener Geräte und Systeme für ortsunabhängiges Arbeiten kann technisch anspruchsvoll sein und erfordert eine zuverlässige IT-Infrastruktur.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, sind ein durchdachtes Change-Management und eine schrittweise Implementierung essenziell. Ausreichende Schulungen und die frühe Einbindung der Mitarbeiter:innen können Widerstände abbauen und die Akzeptanz des neuen Konzepts fördern

Die erfolgreiche Implementierung von Activity Based Working folgt dem Motto "dream big, start small, act now". Es handelt sich nicht um einen einfachen Umzug, sondern um einen Transformationsprozess, der sorgfältige Planung und ein ganzheitliches Konzept erfordert.

Wichtige Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Umsetzung:

Bedarfsanalyse durchführen: Erfassen Sie vor der Umstellung, wie Ihre Mitarbeiter:innen tatsächlich arbeiten. Welche Tätigkeiten werden ausgeführt? Wie viel Zeit verbringen sie mit konzentrierter Einzelarbeit, Meetings oder kreativen Aufgaben? Diese Erkenntnisse bilden die Grundlage für Ihr Zonenkonzept.

Mitarbeiter:innen frühzeitig einbinden: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter:innen von Anfang an in den Planungsprozess ein. Workshops, Informationsveranstaltungen und Pilotbereiche können helfen, Bedenken abzubauen und wertvolles Feedback zu sammeln.

Kulturellen Wandel gestalten: Activity Based Working erfordert eine Kultur des Vertrauens. Führungskräfte müssen lernen, Ergebnisse statt Präsenz zu bewerten. Etablieren Sie klare Regeln und einen Verhaltenskodex für die verschiedenen Zonen.

Technische Infrastruktur aufbauen: Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Infrastruktur mobiles Arbeiten unterstützt. Dazu gehören Laptops statt Desktop-PCs, Cloud-Lösungen für den Datenzugriff, leistungsfähiges WLAN und Buchungssysteme für Meetingräume.

Etappenweise Implementierung: Beginnen Sie mit einem Pilotbereich und evaluieren Sie die Ergebnisse, bevor Sie das Konzept auf das gesamte Unternehmen ausweiten. Dies ermöglicht Anpassungen und reduziert Risiken.

Erfolgsfaktoren aus der Praxis:

Das Herzstück des Activity Based Working-Konzepts ist die durchdachte Zonierung des Büros nach verschiedenen Arbeitstätigkeiten. Eine gelungene Raumgestaltung bietet für jede Tätigkeit die optimale Umgebung und unterstützt so die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen.

Bei der Gestaltung der verschiedenen Zonen sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:

Akustikelemente: Eine der größten Herausforderungen bei ABW ist die Lärmkontrolle. Schallschutzausstattung wie Akustikpaneele, Teppiche und Trennwände helfen, Störungen zu minimieren.

Sichtverbindungen: Zonen sollten visuell getrennt, aber nicht komplett isoliert sein. Gläserne Elemente schaffen Transparenz und ermöglichen Blickkontakt.

Flexible Möblierung: Möbel auf Rollen oder leicht zu verschiebendes Mobiliar erlauben schnelle Anpassungen an wechselnde Bedürfnisse.

Einheitliche Gestaltungssprache: Trotz unterschiedlicher Funktionen sollte eine visuelle Klammer die verschiedenen Zonen verbinden.

Technische Ausstattung: Jede Zone benötigt die passende Technik, von Präsentationsmöglichkeiten in Meetingräumen bis zu Ladestationen in Lounge-Bereichen.

Eine durchdachte Zonierung ist der Schlüssel zum Erfolg von ABW. Dabei ist es wichtig, die Proportionen der verschiedenen Zonen an die tatsächlichen Arbeitsprozesse im Unternehmen anzupassen. Die regelmäßige Evaluation der Zonennutzung ermöglicht kontinuierliche Verbesserungen.

Activity Based Working ist ein wichtiger Bestandteil des New Work-Konzepts und bildet eine ideale Grundlage für hybride Arbeitsmodelle, die seit der Corona-Pandemie zunehmend an Bedeutung gewinnen. Diese Modelle kombinieren die Vorteile des Arbeitens im Büro mit den Vorzügen des Homeoffice.

Im Rahmen des hybriden Arbeitens erfüllt das Activity Based Working-Büro neue Funktionen. Es wandelt sich vom täglichen Arbeitsplatz zum Kollaborations-Hub, der primär für Begegnungen, Austausch und Identifikation genutzt wird. Die Arbeit im Homeoffice hingegen bietet sich besonders für konzentrierte Einzeltätigkeiten an.

Das Konzept "Hub and Home" beschreibt diesen Ansatz: Das Büro als sozialer und kreativer Hub, das Zuhause als Ort für fokussiertes Arbeiten. Diese Kombination vereint die Vorteile beider Welten und ermöglicht den Mitarbeiter:innen, je nach Aufgabe und persönlicher Präferenz den optimalen Arbeitsort zu wählen.

Für eine erfolgreiche Umsetzung hybrider Arbeitsmodelle mit ABW sind einige Aspekte besonders wichtig:

Digitale Infrastruktur: Cloudbasierte Arbeitsplattformen, Videokonferenzsysteme und digitale Kollaborationstools sind unerlässlich, um nahtlos zwischen verschiedenen Arbeitsorten wechseln zu können.

Neue Meeting-Formate: Hybride Meetings, bei denen einige Teilnehmer vor Ort und andere virtuell zugeschaltet sind, erfordern spezielle Ausstattung und neue Moderationsmethoden.

Booking-Systeme: Apps zur Arbeitsplatzbuchung helfen, die verfügbaren Räume effizient zu nutzen und Überbelegung zu vermeiden.

Klare Regeln: Gemeinsame Vereinbarungen darüber, wann Teams im Büro sind und wann remote gearbeitet wird, sorgen für Planbarkeit und Zusammenhalt.

Activity Based Working und hybride Arbeitsmodelle ergänzen sich ideal. Beide Konzepte setzen auf Flexibilität, Selbstverantwortung und eine ergebnisorientierte Arbeitskultur. In Kombination bilden sie ein zukunftsfähiges Arbeitsmodell, das auf die Bedürfnisse moderner Wissensarbeiter zugeschnitten ist.

Activity Based Working bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die Flexibilität, Zusammenarbeit und Wohlbefinden fördern möchten. Doch ist dieses Konzept für jedes Unternehmen geeignet? Die Antwort hängt von verschiedenen Faktoren ab.

ABW ist besonders empfehlenswert für:

Weniger geeignet könnte ABW sein für:

Die Entscheidung für Activity Based Working sollte gründlich überlegt sein und die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens berücksichtigen. Häufig ist ein schrittweiser Übergang oder eine Mischform sinnvoll, bei der bestimmte Bereiche oder Teams als Pilotprojekte fungieren.

Denken Sie daran: Activity Based Working ist mehr als ein Raumkonzept – es ist ein ganzheitlicher Ansatz, der eine entsprechende Unternehmenskultur erfordert. Der Erfolg hängt maßgeblich davon ab, ob die Mitarbeiter:innen das Konzept annehmen und wie gut es umgesetzt wird.

Welche Rolle spielen IT-Schnittstellen wie EDI oder ERP-Anbindungen bei der Umsetzung von Activity Based Working?

Bei der Einführung von ABW müssen auch die digitalen Prozesse flexibel und vernetzt sein. Besonders in größeren Unternehmen ist es entscheidend, dass bestehende ERP- oder EDI-Systeme in die Arbeitsplatzlogik integriert werden – etwa durch smarte Raum- und Arbeitsplatzbuchungssysteme oder die automatisierte Erfassung von Nutzungsdaten. So lassen sich Kapazitäten besser planen und Daten zur Optimierung des Konzepts nutzen.

Wie lässt sich Activity Based Working mit buchhalterischen und rechtlichen Anforderungen (z. B. GoBD) vereinbaren?

ABW bedeutet nicht, dass gesetzliche Anforderungen entfallen. Für eine rechtssichere Buchhaltung – z. B. bei mobilen Arbeitsplätzen – sind Cloud-basierte ERP- und Buchhaltungssysteme erforderlich, die ortsunabhängig Zugriff auf Belege und Dokumente ermöglichen. Zusätzlich sollten Mitarbeitende über rollenbasierte Zugriffsrechte verfügen, um Datenschutz und GoBD-Konformität sicherzustellen

Wie viele Arbeitsplätze pro Mitarbeiter:in sind bei Activity Based Working optimal?

Das optimale Verhältnis hängt von der Arbeitsweise Ihres Unternehmens ab. In hybriden Arbeitsmodellen empfehlen Experten oft eine "Desk-Ratio" von 0,7-0,8 Arbeitsplätzen pro Mitarbeiter:in, da nicht alle täglich im Büro sind. Bei reinen ABW-Konzepten kann das Verhältnis sogar bei 0,6 liegen, da Mitarbeiter:innen verschiedene Zonen nutzen und nicht den ganzen Tag am gleichen Platz sitzen. Wichtig ist eine gründliche Analyse der tatsächlichen Anwesenheitszeiten und Arbeitsmuster vor der Planung. Starten Sie konservativ und passen Sie das Verhältnis basierend auf echten Nutzungsdaten an.