Kanban und ScrumBan für agiles Projektmanagement

Das für Toyota entwickelte Kanban-System ist eine Mischung aus Visualisierungsmethode und Projektmanagement-Lösung. Der Name ist eine Wortneuschöpfung aus dem Japanischen: »Kan« lässt sich mit »Visualisieren« übersetzen, »Ban« steht für »Karten«.

Wie der Name schon andeutet, werden im Kanban-System Karten eingesetzt, um Aufgabenverteilung und Projektfortschritt darzustellen. Hierfür wird eine Fläche, etwa eine große Pinnwandtafel, in mehrere Bereiche unterteilt, die verschiedene Arbeitszustände darstellen. Je nach Projekt sind dabei mindestens die Zustände »Noch zu erledigen«, »In Bearbeitung« und »Erledigt« auf der Tafel abgesteckt. Weitere Bereiche können problemlos hinzugefügt werden, ohne den Kanban-Prozess negativ zu beeinflussen.

Der Workflow von Kanban ist simpel: Unter »Noch zu erledigen« sammelt das Team alle Aufgaben, die in der nächsten Zeit bearbeitet werden sollen. Jede Aufgabe bekommt dabei ihre eigene Karte. Beginnt ein Mitarbeiter mit einer Aufgabe, wird die zugehörige Karte in den Bereich »In Bearbeitung« verschoben. Hat der Mitarbeiter die Aufgabe erledigt, landet sie schließlich im Bereich »Erledigt« und kann geprüft und abgenommen werden.

Als visuelles Planungstool hat Kanban den großen Vorteil, dass es auf den ersten Blick sichtbar macht, in welchem Bereich sich Arbeit staut. Der begrenzte Raum auf dem Kanban-Board hilft zudem, Überlastung vorzubeugen. Ist ein Bereich komplett mit Karten gefüllt, müssen diese erst abgearbeitet werden, bevor neue Aufgaben begonnen werden können. Die Größe der einzelnen Bereiche sollte an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. So können Teams sich zum Beispiel entscheiden, ein größeres »Backlog« unter »Noch zu erledigen« anzusammeln, den Bereich »In Bearbeitung« aber kompakt zu halten, um konzentriert an einigen wenigen Aufgaben zu arbeiten.

Anders als bei Scrum ist bei Kanban die Optimierung ein ständig laufender Prozess. Mitarbeiter halten ihre Bearbeitungszeiten fest und überlegen, wie sie diese minimieren können. Verbesserungsvorschläge werden im Plenum besprochen, versuchsweise umgesetzt und in den Arbeitsprozess aufgenommen, wenn sie die Effizienz steigern. Diese Vorgehensweise ist in vielen japanischen Firmenkulturen fest verwurzelt und wird »Kaizen« genannt, was sich etwa mit »Veränderung zum Besseren« übersetzen lässt.

Kanban sieht keine festen Rollen im Team vor. Das Team soll sich selbst durch Absprachen organisieren und Aufgaben untereinander flexibel aufteilen. Im Idealfall führt dies zu disziplinierterem Arbeiten und einer verbesserten Kommunikation im Team, es ist aber ein ständiger interner Austausch nötig. Kanban wird darum für größere Teams nur bedingt empfohlen.

Die große Stärke von Kanban ist die Flexibilität des Systems. Neue, wichtige Aufgaben können direkt in die Bearbeitung gehen und Optimierungsvorschläge können sofort umgesetzt werden. Die Kehrseite: Das System ist weniger zielorientiert als das rigidere Scrum. Deadlines müssen diszipliniert eingehalten werden und weil kein Scrum-Master Aufgaben verteilt und überwacht, ist der Organisationsaufwand für jedes einzelne Teammitglied deutlich höher.

Immer häufiger anzutreffen sind Mischformen aus Kanban und Scrum, kurz »ScrumBan« genannt. Die Kombination von Scrum mit einigen Kanban-Ideen soll das System flexibler und reaktiver machen. Je nach den Anforderungen des Teams kann zum Beispiel jedes Scrum-Etappenziel auf dem Scrum Board in die drei Kanban-typischen Arbeitsphasen unterteilt werden. So lassen sich einzelne Abschnitte des Projektplans detaillierter darstellen und verwalten.

Sprints werden häufig komplett eliminiert und durch die inkrementelle Arbeitsplanung von Kanban ersetzt. Je nach Personalsituation kann sich das Team aber weiterhin durch einen Scrum Master verwalten lassen. Retrospektiven werden ebenfalls gestrichen, Mitarbeiter:innen sollen stattdessen nach dem Kaizen-Prinzip an der Prozessoptimierung arbeiten und in den Daily Meetings gemeinsam Lösungen für arbeitsintensive oder problematische Aufgaben suchen.

ScrumBan ist keine fest definierte Methode. Jedes Team kann individuell die nützlichsten Aspekte von Scrum und Kanban übernehmen und diese frei kombinieren. Ähnlich wie bei ScrumButs ist es hier ratsam, sich zuerst mit den beiden Methoden vertraut zu machen und diese dann Stück für Stück zu modifizieren. Stellen sich messbare Verbesserungen ein, ist das Team auf dem richtigen Weg.

Jedes Team ist einzigartig und jedes Projekt wirft neue Herausforderungen auf. Die perfekte Allround-Methode für agiles Projektmanagement gibt es nicht. Sicherlich gibt es aber für jede individuelle Situation eine passende Lösung. Wer bereit ist, Arbeit und Zeit zu investieren und sich kritisch mit seinen Prozessen und Werkzeugen auseinanderzusetzen, kann dieser Lösung von Optimierung zu Optimierung immer näher kommen.

Als Faustregel gilt: Wer in einem kleinen Team arbeitet oder besonders flexibel bleiben möchte, sollte mit Kanban beginnen. Größere Teams und Fans von Langzeitplanung setzen dagegen zum Start auf Scrum. Hat das Team einige Projekte erfolgreich bewältigt, kann man bei Bedarf damit beginnen, System und Tools auf die Bedürfnisse des Teams anzupassen.