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Ein Postbote übergibt ein Paket für eine erfolgreiche Zustellung
Geändert am : 17.04.2025 11:27
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Pakete richtig beschriften: So klappt der Versand reibungslos

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Egal, ob Sie ein großes Unternehmen oder einen kleinen Einzelhandel führen: Der Erfolg hängt heute zunehmend davon ab, wie schnell und sicher Bestellungen bei der Kundschaft ankommen. Ein wesentlicher Faktor dafür ist die korrekte Beschriftung von Paketen. Falsche Beschriftungen können nicht nur zu Verzögerungen führen, sondern schlimmstenfalls zum Verlust der Ware.

Das muss nicht sein, denn Sie haben heute die Wahl zwischen zahlreichen Methoden, um Pakete sicher und reibungslos zu versenden. Für moderne Methoden wie den mobilen Paketschein benötigen Sie sogar nicht einmal mehr einen Drucker. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Paket richtig beschriften.

Wie muss ich ein Paket beschriften?

Sie haben Ihr Paket richtig verpackt und für den Versand vorbereitet? Bevor sich Ihr Paket auf den Weg macht, müssen Sie es mittels Versandetikett beschriften. Wie ein Versandetikett gestaltet sein muss, ist in Deutschland standardisiert. Da Maschinen in Zustellzentren alle Pakete auslesen, ist es maßgeblich, dass Sie diese Standards einhalten.

Angaben bei der Paketbeschriftung

Die richtige Paketbeschriftung umfasst folgende Angaben:

  • Name der Person oder Instanz, die das Paket empfängt
  • Adresse der Person oder Instanz, die das Paket empfängt
  • Ihr Name bzw. der Name Ihres Unternehmens als Absender
  • Ihre Adresse bzw. Adresse Ihres Unternehmens als Absender
  • Zusätzlich können Sie das Bestimmungsland sowie Telefonnummern angeben

Absende-Angaben sind nicht zwingend erforderlich, jedoch raten wir dringend dazu. Nur so kann das Paket bei Zustellungsproblemen zu Ihnen zurückgeschickt werden.


Gestaltung der Paketbeschriftung

Die einfachste Möglichkeit, mit der Sie geltende Standards bei der Paketbeschriftung einhalten, sind die vorgedruckten Versandetiketten von DHL. Auf der linken Seite des Etiketts werden die Daten der absendenden und rechts die Daten der empfangenden Person eingetragen, getrennt durch einen Scan-Code.

DHL stellt Versandetiketten auf unterschiedlichen Wegen für Sie bereit:

  • Die Etiketten liegen in Poststellen aus. Sie können dort Ihr Paket beschriften und auch einen kleinen Vorrat an Etiketten mitnehmen.
  • Adresse der Person oder Instanz, die das Paket empfängt
  • Die Versandetiketten können Sie als Vordruck im PDF-Format von der DHL-Seite herunterladen, ausdrucken und ausfüllen.
  • Zudem können Sie die Etiketten online ausfüllen, gleichzeitig die Frankierung bezahlen und anschließend ausdrucken.

Tipp: Mit dem richtigen Material zum Verpacken und Versenden sowie passenden Hilfsmitteln können Sie Pakete effizient versandfertig machen. Dazu gehören:

  • Packtische, an denen Sie Pakete verpacken können und sämtliche Werkzeuge griffbereit haben - ganz ergonomisch

Außerdem sollten Sie robuste Kartons nutzen, in welche Ware und Füllmaterial optimal passen.


Paket ohne vorgefertigtes Etikett beschriften

Möchten Sie kein vorgefertigtes Etikett nutzen (zum Beispiel, weil Sie lieber ein selbst gestaltetes Etikett mit Ihrem Unternehmenslogo verwenden möchten), müssen Sie auf eine genaue Gestaltung achten:

  • Die Empfangsadresse muss unten rechts platziert und gut leserlich sein.
  • Ihre Adresse als Absender steht oben links und kann etwas kleiner gedruckt sein.
  • Zwischen Absende- und Empfangsadresse sollten Sie ausreichend Platz lassen, damit die Adressen maschinell ausgelesen werden können.


Paket mit Versandschein beschriften

Wie erwähnt, erhalten Sie einen Versandschein von DHL in allen Postfilialen oder als PDF zum Download. Die Versandscheine erhalten alle wichtigen Informationen zur Sendung, und zwar derart angeordnet, dass sie von Maschinen in Verteilerzentren ausgelesen und sortiert werden können. Sie können den Versandschein ausdrucken und handschriftlich ausfüllen oder zuvor das PDF bearbeiten und alle Informationen eingeben.

Zudem enthalten die Etiketten einen Barcode, der zur Sendungsverfolgung dient. Der Barcode ermöglicht es Paketdiensten, das Paket durch verschiedene Stationen zu scannen, um den Weg des Pakets lückenlos zu dokumentieren.

Achten Sie beim Anbringen des Versandscheins auf Folgendes:

  • Platzieren Sie den Versandschein auf der größten Seite des Pakets.
  • Kleben Sie das Etikett flach auf den Karton und nicht über die Kanten. Vor allem der Barcode muss flach auf dem Paket aufgeklebt sein.
  • Wollen Sie einen bereits gebrauchten Karton nutzen, müssen Sie alte Etiketten entfernen oder unkenntlich machen. Sonst läuft das Paket Gefahr, falsch zugestellt zu werden.


Paket von Hand beschriften

Selbstverständlich können Sie den Paketschein auch handschriftlich ausfüllen. Verwenden Sie hierfür entweder einen Etikett-Vordruck (z. B. von DHL) oder erstellen Sie manuell ein eigenes Etikett. Achten Sie darauf, dass alle erforderlichen Informationen vollständig und gut lesbar sind. Ein Vordruck hingegen bietet den Vorteil, dass klar ersichtlich ist, welche Angaben benötigt werden, was das Ausfüllen erleichtert.

Berücksichtigen Sie bei der Beschriftung Folgendes:

  • Schreiben Sie in Druckbuchstaben
  • Nutzen Sie einen dunklen Stift mit dicker Schriftstärke
  • Platzieren Sie das Etikett eher mittig und lassen Sie am Rand Platz, damit alle Informationen ausgelesen werden können


Paket online beschriften

Besonders praktisch ist der Paketschein, den Sie online erstellen können. Hierbei stellen Sie den Paketschein mit allen nötigen Angaben online fertig und zahlen die Frankierung. Das geht am PC sowie am Smartphone. Je nach ausgewählten Optionen benötigen Sie dazu nicht einmal einen Drucker.

Sämtliche Paketdienstleister bieten eine Online-Frankierung (auch bekannt als mobiler Paketschein) an. Um diese Versandart nutzen zu können, müssen Sie die Maße sowie das Gewicht Ihres Pakets kennen.

Im Wesentlichen haben Sie zwei Optionen, wie Sie den mobilen Paketschein zu nutzen:

  • Online ausfüllen, frankieren und zu Hause ausdrucken: Nachdem Sie das Etikett online ausgefüllt und bezahlt haben, drucken Sie es aus und bringen das Paket zur Post-Filiale. Einige Dienstleister holen das Paket auch gegen einen Aufpreis bei Ihnen ab.
  • Online ausfüllen, frankieren und per QR-Code in Postfiliale drucken lassen: Für diese Methode benötigen Sie keinen Drucker. Nachdem Sie das Etikett online ausgefüllt und bezahlt haben, erhalten Sie einen QR-Code auf Ihr Smartphone. Diesen QR-Code zeigen Sie in der Postfiliale vor, woraufhin Ihr Etikett ausgedruckt und auf Ihr Paket geklebt wird.

Tipps für internationale Sendungen

Für Sendungen ins Ausland müssen Sie zusätzliche Informationen mit angeben. So muss unbedingt das Land der Zieladresse notiert werden. Prinzipiell sollten Sie in diesem Fall alle Informationen in englischer Sprache verfassen.

Unterschieden werden muss zwischen Sendungen in EU-Länder sowie Nicht-EU-Länder:

  • Sendungen in andere EU-Länder: Geben Sie alle Adressen in Englisch an. Notieren Sie zudem die Telefonnummer der empfangenden Person, falls es zu Lieferschwierigkeiten kommt. Achten Sie auf die Frankierung: Deutsche Paketmarken sind für diese Lieferungen nicht ausreichend.
  • Sendungen in Nicht-EU-Länder: Hier gelten die gleichen Angaben wie für Sendungen in andere EU-Länder. Zusätzlich müssen Sie eine Zollinhaltserklärung ausfüllen, welche auf das Paket geklebt wird.


Häufige Fehler beim Beschriften von Paketen

Die richtige Beschriftung Ihres Pakets entscheidet darüber, ob Ihr Paket korrekt verarbeitet und zugestellt werden kann. Vermeiden Sie folgende Fehler:

  • Etiketten an falsche Stellen geklebt: Befestigen Sie Etiketten auf der größten Fläche des Pakets und lassen Sie Platz zu den Rändern.
  • Barcodes über Kanten geklebt: Die Barcodes werden automatisch abgescannt und müssen flach auf dem Paket angebracht sein.
  • Angabe zum Land bei internationalen Sendungen fehlt: Stellen Sie sicher, dass Sie das Zielland bei Auslandssendungen angeben.
  • Auf wiederverwendeten Paketen befinden sich alte Barcodes: Entfernen Sie alte Barcodes oder machen Sie diese unkenntlich, wenn Sie das Paket erneut verwenden.


Fazit

Unternehmen konkurrieren heute stark um die Gunst der Kundschaft, insbesondere mit kurzen Lieferzeiten. Wenn Sie für reibungslose und pünktliche Lieferungen sorgen, verschaffen Sie sich einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Unser Tipp: Standardisieren Sie die Beschriftung Ihrer Pakete für einen schnellen Versandprozess. Wählen Sie eine der von uns vorgestellten Methoden und achten Sie darauf, dass die Paketetiketten stets vollständig und gut lesbar ausgefüllt sind. Berücksichtigen Sie zudem bei Ihrem Paketversand Nachhaltigkeitsaspekte. Diese spielen eine immer größere Rolle für die Kundschaft und werden mit der ab 2025 geltenden Plastiksteuer noch relevanter.

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