Richtig telefonieren im Büro

Alles beginnt damit, dass Sie angerufen werden. Sie sollten auf keinen Fall gleich beim ersten Klingeln den Hörer schnappen, denn das kann sehr unangenehm und überrumpelnd wirken. Außerdem erzeugt es das Gefühl, Sie hätten gerade nichts anderes zu tun und regelrecht auf den Anruf gewartet.

Nehmen Sie nach ein paar Mal Klingeln den Telefonhörer ab, holen Sie einmal kurz Luft und beginnen Sie nicht sofort zu sprechen. Es kann sein, dass die Telefonanlage ein paar Sekunden braucht, um die Verbindung zu finalisieren. Setzen Sie ein Lächeln auf, denn dadurch klingt Ihre Stimme automatisch freundlicher und einladender. Im besten Fall telefonieren Sie mit einem Headset, so haben Sie die Hände frei, um Notizen zu machen, am PC Daten aufzurufen oder zu gestikulieren, wenn Sie der Typ dazu sind. Wenn möglich, stehen Sie beim Telefonat, vor allem, wenn es ein wichtiges Gespräch ist, denn im Stehen klingt die Stimme besonders kräftig und voll.

Nennen Sie zu Beginn immer den Namen Ihres Unternehmens und danach Ihren eigenen Namen, damit Ihr Name als zuletzt genannter im Gedächtnis des Anrufers haften bleibt. Der Name des Unternehmens ist in diesem Fall nicht so wichtig, da der Anrufer normalerweise weiß, bei wem er anruft.

Vergessen Sie nicht, den Namen des Anrufers zu notieren. Nichts ist unangenehmer als nicht zu wissen, mit wem man telefoniert hat. Haben Sie den Namen zu Anfang des Gesprächs nicht verstanden oder mitbekommen, fragen Sie höflich nach.

Vermeiden Sie „Hallo“ als Grußformel und benutzen Sie, nachdem Sie sich vorgestellt haben, „Guten Tag“ oder Ähnliches. Merken oder notieren Sie sich den Namen, das Anliegen und die Rückrufnummer des Anrufers, um nicht später in die unangenehme Situation zu kommen, nicht zu wissen, mit wem man telefoniert hat. Außerdem können Sie so den Namen des Anrufers (Tipp: auf akademische Titel achten!) während des Gesprächs nutzen und zeigen so Professionalität. Bleiben Sie während des Gesprächs sachlich, vermeiden Sie Füllwörter und machen Sie, wenn möglich, klare Statements und konkrete Ansagen. Konzentrieren Sie sich auf das Gespräch, hören Sie aktiv zu und machen Sie keinesfalls nebenbei etwas anderes, man würde das sofort bemerken. Ein Schluck Wasser ist in Ordnung, vor allem bei längeren Gesprächen. Lächeln Sie und nehmen Sie eine aufrechte Körperhaltung ein.

Sind Sie nicht der richtige Ansprechpartner, vermitteln Sie das Gespräch. Teilen Sie dem Anrufer mit, mit wem Sie ihn verbinden und erklären Sie Ihrem Kollegen, wer anruft und warum.

Am Ende des Telefonats können Sie noch einmal auf etwas vom Anrufer erwähntes Bezug nehmen oder sich für etwas bedanken, das fördert die persönliche Verbindung und zeigt, dass Sie aufmerksam waren. Fragen Sie, ob Ihr Gegenüber noch weitere Anliegen oder Wünsche hat und vergessen Sie nicht, zu klären, wie Sie verbleiben, wie es in der besprochenen Angelegenheit weitergeht. Verabschieden Sie sich mit einem freundlichen Gruß und beenden Sie das Gespräch.

Müssen Sie selbst einen Anruf tätigen, sollten Sie sich entsprechend vorbereiten. Überlegen Sie sich genau, mit wem Sie worüber sprechen möchten und was Sie sich vom Telefonat erhoffen. Machen Sie sich eine Liste an Fragen oder Themen, die Sie abhandeln möchten. Geht es um besonders heikle Themen, überlegen Sie sich mögliche Reaktionen Ihres Gesprächspartners und wie sie ihnen professionell entgegentreten.

Eventuell könnten Sie bereits vorab eine E-Mail schicken und wichtige Punkte erwähnen, bzw. während des Gesprächs anbieten, diese nach dem Gespräch zu übermitteln.

Telefonieren Sie zum ersten Mal mit der Person, holen Sie sich Tipps bei Ihren Kollegen, die eventuell schon einmal mit dem Kunden zu tun hatten. Landen Sie erst einmal bei der Assistenz, zeigen Sie sich freundlich und geduldig, in der Regel sind sie es, die entscheiden, wer weiterverbunden wird.

Telefonieren im Büro, vor allem in Open Space Büros, kann eine Herausforderung darstellen. Nicht nur für die am Telefonat beteiligten Personen, sondern auch für alle anderen im Umkreis, die, ob sie wollen oder nicht, mithören. Befolgt man einige kleine Tipps, kann der Büroalltag weit entspannter verlaufen, auch wenn er voller Telefonaten ist. Die drei größten Herausforderungen beim Telefonieren im Büro sind:

Richtiges Telefonieren am Arbeitsplatz ist eigentlich nicht schwierig, vorausgesetzt man weiß, worauf man achten sollte. Mit einigen kleinen Kniffen bei der Körperhaltung und der Mimik kann man seine Stimme stark beeinflussen und dem Anrufer ein angenehmes Gefühl vermitteln. Führt man das Gespräch konzentriert und geht man auf sein Gegenüber ein, wird der Anruf zum Erfolg. Außerdem ist es wichtig, beim richtigen Telefonieren im Büro an die Kollegen zu denken und die Lautstärke des Telefons und der eigenen Stimme entsprechend anzupassen. Mit diesen und weiteren Tipps und Tricks kann auch der größte Telefonmuffel nichts mehr falsch machen. Damit auch Ihr nächster Videocall zum Erfolg wird, lesen Sie unseren Artikel hier.