Zeitmanagement optimieren: die ALPEN-Methode
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Zeitmanagement hat auch immer etwas mit Selbstmanagement zu tun. Mit einem gewissen Maß an Disziplin und Organisationsvermögen können auch Sie das Beste aus Ihrem Tag herausholen. Hier fehlt Ihnen vielleicht noch ein konkreter Plan, um dies umzusetzen.
Aber keine Panik, da haben wir die ideale Lösung: die beliebte ALPEN-Methode ist ein einfaches Zeitmanagement-Konzept, welche wir Ihnen im Folgenden vorstellen werden. Ein paar Minuten am Tag und Ihr Zeitmanagement wird sich verbessern. Probieren Sie es aus!
Der Erfinder der ALPEN-Methode
Die beliebte ALPEN-Methode entstand durch den Autor und Professor Dr. Lothar Seiwert. Dieser hat mehr als fünf Millionen Bücher in 40 Sprachen verkauft. Dabei ist er angesehener Experte in Sachen Zeitmanagement und Work-Life-Balance. Das von ihm entwickelte Konzept soll dabei helfen, bevorstehende Aufgaben im Alltag selbst zu organisieren. Es wird allgemein als ein Konzept für Zeitmanagement verstanden.
Das bedeutet, Sie sollten sich jeden Tag ein paar Minuten Zeit nehmen, um einen schriftlichen Tagesplan zu erstellen. Die Intention dabei ist, langfristig stressfreier und produktiver zu arbeiten. Dadurch kann die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit effektiver genutzt werden.
Die ALPEN-Methode: so geht’s
A = (A)ufgaben, Termine und geplante Aktivitäten definieren
- Zuerst schreiben Sie alle Aufgaben, die Sie an dem Tag erledigen möchten in einer To-do-Liste nieder. Am besten ist es, diese Liste am vorherigen Abend zu erstellen. Dabei tragen Sie auch die Aufgaben ein, die Sie an besagtem vorherigem Tag nicht geschafft haben.
L = (L)änge schätzen
- Notieren Sie dann, wieviel Zeitaufwand Sie realistisch für die jeweiligen Aufgaben benötigen. Planen Sie lieber etwas mehr Zeit ein als zu wenig. Hier können Sie auch die Zeiten aufschreiben, die Sie für Meetings und Telefonate benötigen. Planen Sie Deadlines für Ihre Aufgaben ein, um Ihre Produktivität zu steigern. Berücksichtigen Sie dabei am besten auch, wieviel Zeit Sie investieren wollen. Wenn Limits gesetzt werden, kann sich die Produktivität enorm steigern.
P = (P)ufferzeit einplanen
- Planen Sie genug Zeit für Ihren Tag ein und kommen dabei nicht durcheinander. Verzögerungen, Ablenkungen oder Unterbrechungen sind natürlich unvermeidbar. Manche Meetings können länger dauern als erwartet, planen Sie also einfach genug Zeit ein. Tatsächlich ist es wirksam, nur etwa 60 % der Zeit effektiv für arbeitsrelevante Aufgaben zu verplanen und 20 % als reine Pufferzeiten aufzuteilen. Die restlichen 20 % können hier für soziale Aktivitäten genutzt werden, wie beispielsweise Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen, Kaffeepausen oder Nachrichten an Freunde. Weitere Ideen, wie Sie Ihre Arbeitspausen richtig nutzen können, finden Sie hier.
E = (E)ntscheidungen treffen
- Möglicherweise ist dies der wichtigste Schritt, der erstmal ein wenig Probleme bereiten kann, denn Sie müssen sich entscheiden, welche Aufgabe wichtig ist. Am besten ist es, wenn Sie festsetzen, welche Aufgaben Sie zu welchem Zeitpunkt machen wollen und welche vielleicht möglicherweise gestrichen werden müssen. Priorisierung ist also hier das Stichwort. Denken Sie realistisch bei Ihren Entscheidungen, damit Ihr Plan auch aufgeht.
N = (N)achkontrolle
- Wenn Ihr Arbeitstag zu Ende ist, können Sie eine Nachkontrolle machen und nochmal ganz in Ruhe Ihren Tagesablauf durchgehen. Schauen Sie, ob Sie alles geschafft haben, was Sie sich vorgenommen hatten und ob die eingeplanten Pufferzeiten ausgereicht haben. Die ALPEN-Methode lebt von Erfahrungswerten.
Nachfolgende Fragen, die Sie sich nach Ihrem Arbeitstag stellen können, lauten:
- Haben Sie alle Ziele für den jeweiligen Tag erreicht?
- Welche Aufgaben haben Sie geschafft und welche nicht?
- Haben Sie sich selbst genug Pufferzeit gegeben?
- Sind Sie mit Ihrem eigenen Zeitplan gut vorangekommen?
- Was könnten Sie für den nächsten Tag besser machen?
Wenn Sie diese Fragen gezielt durchgehen, können Sie langfristig gesehen Ihre Produktivität verbessern und großartige Lerneffekte erzielen. Geben Sie nicht auf, falls nicht direkt alles am ersten Tag funktionieren sollte. Es wird empfohlen, die ALPEN-Methode mindestens zwei Wochen auszuprobieren, um sie zu optimieren. So können Sie schnell aus vorherigen Tagesplänen lernen und Ihren Zeitpuffer optimieren.
Vor- & Nachteile der ALPEN-Methode
Natürlich gibt es bei diesem Konzept auch einige Vor- und Nachteile, die wir Ihnen kurz aufzeigen möchten. Sicherlich gibt es keine Methode, die ausschließlich Vorteile bringt. Dennoch können mit der ALPEN-Methode viele positive Aspekte in den Vordergrund rücken.
Vorteile:
- leichte Erlernbarkeit
- Erzielen hoher Lerneffekte
- Schaffen von schnellen Erfolgserlebnissen
- Flexibilität durch die eigene Pufferzeiteinplanung
- Übersicht über die eigenen Aufgaben ist strukturierter
- feste Zeiteinteilung hilft bei Produktivität
Nachteile:
- Zu Anfang erstmal sehr zeitaufwendig
- Nicht anwendbar auf Teamarbeit
- Methode ist eher für Selbstständige nützlich
Fazit
Probieren Sie doch mal eine neue Methode aus, um Ihr eigenes Zeitmanagement zu verbessern! Auf langfristige Sicht können Sie tolle Erfolgserlebnisse verbuchen und darüber hinaus ist das ALPEN-Konzept spielend leicht zu erlernen. Beobachten Sie, wie Ihre Produktivität gesteigert wird und ob sich die Methode positiv auf Ihre Arbeitsweise auswirkt.
Wenn Sie sich allein schon Aufgaben für den Tag notieren und einen Plan machen, kann Ihr Zeitmanagement dadurch vielversprechend beeinflusst werden. Was die ALPEN-Methode so besonders macht, sind vor allem die Zeitpuffer. Denn das Konzept berücksichtigt, dass nicht immer alles exakt nach Plan laufen und auch mal plötzlich was dazwischenkommen kann.
Sie haben bereits bemerkt, dass diese Methode aus verschiedenen Gründen für Sie nicht infrage kommt? Kein Problem! Nicht jede Methode ist für Jedermann geeignet. In einem weiteren Beitrag finden Sie weitere Konzepte zum Thema Zeitmanagement, die Sie unterstützen können. Wichtig bei der Auswahl ist, dass Sie während der Umsetzung bei einer Methode bleiben und nicht hin und her wechseln. Probieren Sie es aus!
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