Business Knigge: Die Regeln der Business Etikette

Eine Frau und ein Mann sitzen in einem geräumigen Büro auf zwei Sofas.

Geändert am : 13.05.2025 05:51

Wissenswertes & Tipps

Bei dem Wort „Knigge“ denken Sie unweigerlich an völlig überzogene Benimm-Regeln am fein gedeckten Tisch mit Silberbesteck? Damit sind Sie sicher nicht allein. Allerdings ist gutes Benehmen nicht nur beim gemeinsamen Essen gefragt, sondern wird in allen möglichen Lebensbereichen vorausgesetzt – natürlich auch auf der Arbeit.

Wenn Menschen aufeinandertreffen kann es mitunter problematisch werden. Denn die Umgangsformen unterliegen gänzlich eigenen Dynamiken. Wahrscheinlich Ist Ihnen gar nicht bewusst, in welche Fettnäpfchen Sie schon getreten sind oder welche Sie nur knapp verfehlt haben. Dabei hatten Sie nicht einmal böse Absichten. Wenn es ganz blöd läuft, kann Ihre Karriere sogar unter diesen Vorfällen leiden. Solche Situationen gilt es definitiv zu vermeiden und das können Sie mit einfachen Mitteln umsetzen. Zu den Office Umgangsformen ausreichend informiert zu sein, hilft Ihnen, ein persönliches Gespür dafür zu entwickeln, was im beruflichen Umfeld ein absolutes No-Go ist. Das kann Sie vor bösen Überraschungen bewahren. Gehen Sie also mit gutem Bespiel voran und sorgen Sie vor. Hier erfahren Sie alles, was Sie über gutes Benehmen im beruflichen Kontext wissen müssen.

Die meisten Menschen verbinden das Wort „Knigge“ mit strengen Verhaltensvorgaben, wie Sie sich am Esstisch zu benehmen haben. „Bloß nicht negativ auffallen“ lautet die Devise – selbst wenn man sich der Herausforderung stellen muss, bei der unübersichtlichen Besteckvariation die richtige Wahl pro Gang zu treffen. Doch die eigentliche Absicht hinter den vielen Empfehlungen zum Verhalten war eine andere als den Menschen ein komplexes Regelwerk für angemessene Tischmanieren mitzugeben. Auch über 200 Jahre später mit gutem Benehmen zu Tisch verbunden zu werden, war sicher nicht der Gedanke von Adolph Freiherr von Knigge als er sein Werk „Über den Umgang mit Menschen“ im 18. Jahrhundert schrieb. Er verstand sich als Schriftsteller, der die Aufklärung der Menschen unterstützt hat und ein gutes Miteinander über alle sozialen Schichten hinweg fördern wollte. Mit dem Business Knigge sind wir vom ursprünglichen Gedanken also gar nicht so weit entfernt. Schließlich können klare Verhaltensregeln dabei helfen, dass Missverständnisse und unangenehme Situationen im Büro vermieden werden.

Höflichkeit als Kompass für Ihr Verhalten

Verinnerlichen Sie, was es heißt, zu anderen Menschen höflich zu sein. Wenn höfliches Verhalten nicht nur eine bloße Floskel für Sie darstellt, sondern als Basis für den Umgang mit anderen gelebt wird, können Sie gar nicht mehr so viel falsch machen. Halten Sie sich stets vor Augen, was anderen Personen unangenehm sein könnte und richten Sie Ihr Verhalten danach aus. Das kann Ihnen viel Ärger ersparen. Kennt man Sie darüber hinaus als höflichen, zuvorkommenden Menschen, wird man Ihnen mögliche Fehltritte schnell verzeihen oder gleich darüber hinwegschauen. Ihrer Beliebtheit wird also gutes Benehmen sicher nicht schaden – ganz im Gegenteil.

So begrüßen Sie Ihr Gegenüber – die richtige Reihenfolge

Ladies first? Fehlanzeige! Es gibt eine wichtige Grundregel bei der Begrüßung im Büro: die Position schlägt das Geschlecht. Wenn Sie auf mehrere Personen gleichzeitig treffen und diese begrüßen, sollten Sie der Praktikantin nicht vor dem Abteilungsleiter die Hände schütteln. Achten Sie darauf, ältere Personen den jüngeren vorzuziehen und erst dann in den sonstigen Fällen zunächst die Frauen und dann die Männer zu grüßen. Doch gerade bei Tagungen oder Meetings mit sehr vielen Teilnehmern trifft man auf viele Menschen gleichzeitig. Halten Sie sich also an diese Regel, solange es praktikabel ist und es natürlich wirkt. Niemand verlangt von Ihnen, dass Sie fünf Runden um den Tisch drehen.

Visitenkarten – so machen Sie es richtig

Bei Veranstaltungen, Messen oder Meetings bekommen Sie schnell verschiedene Visitenkarten in die Hand gedrückt. Beachten Sie die Regeln, indem Sie Ihre Karten jederzeit zum Tausch bereithalten. Erhaltene Visitenkarten sollten aber nicht ohne entsprechende Würdigung automatisch in Ihre Tasche wandern. Gerade bei wichtigen Kontakten gehört es zum guten Ton, die Karte kurz in den Händen zu halten, sie zu betrachten und sich dafür zu bedanken. Sie müssen sie natürlich nicht ausführlich studieren, aber unterlassen Sie dies gänzlich, signalisieren Sie unbewusst, dass Sie kein Interesse haben. Außerdem können Sie sich den Namen so besser einprägen.

Merken Sie sich die Anrede, Namen und Titel

Es kann ziemlich unangenehm sein, wenn Sie sich nicht mehr an den Namen oder die Anrede erinnern können. Zugegeben, wenn Sie mit vielen Menschen zusammenarbeiten, ist es gar nicht so einfach, sich alles zu merken – insbesondere, wenn Sie neu sind. Wird Ihnen dann womöglich bei einem Event zu später Stunde das Du-Wort angeboten, kann die Sache noch komplizierter werden. Doch es gehört zu Ihrem Job nun mal dazu.

Unser Tipp: wenn Sie neue Kontakte knüpfen, sprechen Sie schon beim Händeschütteln den Namen innerlich ein paar Mal hintereinander nach. Das hilft Ihrem Namensgedächtnis. Fragen Sie zusätzlich nach einer Visitenkarte und speichern Sie den Kontakt nach dem Gespräch im Handy ab. Sie können zum Beispiel ein Kürzel verwenden, wenn Sie neben einem schlechten Namensgedächtnis noch Probleme damit haben, sich die Anrede zu merken. Schon das Eintragen und Abspeichern wird Ihnen dabei helfen, den Namen in Erinnerung zu behalten.

Umgang mit dem Smartphone, wenn Sie in Gesellschaft sind

Wenn wir schon beim Thema Smartphone sind: bei vielen Menschen ist das Zücken des Handys in allen möglichen Situationen bereits ein unbewusster Automatismus geworden, der in Gesellschaft jedoch nicht besonders gut ankommt. Widmen Sie Ihre Aufmerksamkeit stattdessen dem Umfeld, in dem Sie sich befinden. Auch das Smartphone demonstrativ auf den Tisch zu legen, ist während eines Geschäftsessens nicht angebracht und entgegen aller Höflichkeitsformen. Wenn Sie tatsächlich auf einen dringenden Anruf warten, informieren Sie Ihre Gesprächspartner vorab und bitten Sie um Verständnis, wenn Sie sich kurz entschuldigen müssen, um den Anruf entgegennehmen. Dafür sollten Sie jedoch vom Tisch aufstehen und den Raum verlassen. Wenn Sie so vorgehen, wird Ihnen niemand etwas Schlechtes nachsagen.

Der allgegenwärtige Laptop

Neben dem Griff zum Smartphone hat sich bei vielen Angestellten eine andere lästige Verhaltensweise eingeschlichen, die ganz und gar nicht Knigge like ist. Egal, ob beim Kunden oder im internen Meeting: dicht gefolgt vom Smartphone wird oft der Laptop routinemäßig auf den Tisch gestellt und sogleich aufgeklappt. Wenn Sie mit anderen in einem Meeting sitzen, sollten Sie Ihre Aufmerksamkeit dort hinlenken. Man könnte Ihnen sonst glatt unterstellen, dass Sie nicht zum notwendigen Teilnehmerkreis der Besprechung gehören, wenn Sie nebenbei mit anderen Aufgaben beschäftigt sind.

Seien Sie pünktlich

Chronische Unpünktlichkeit gehört in vielen Firmen leider schon zum normalen Berufsalltag dazu, sollte jedoch nicht selbstverständlich sein. Durchbrechen Sie diesen Trend und seien Sie ein Vorbild. Denn die Message, die Sie an andere durch Ihr Zuspätkommen senden, lautet: Ihre eigene Zeit ist wichtiger als die Ihres Gegenübers. Schließlich ist Zeit im Berufsalltag für alle ein wertvolles Gut. Gehen Sie damit also respektvoll um und bemühen Sie sich ausnahmslos um Pünktlichkeit. Das ist nicht nur gut für Ihren Ruf, sondern überdies die grundlegende Basis für erfolgreiche Meetings und eine gelungene Besprechungskultur in Unternehmen.

Der passende Look fürs Office

Nicht nur bei Vorstellungsgesprächen ist das Outfit ein relevantes Thema, das Rückschlüsse auf Sie als Person zulässt. Ihr Kleidungsstil sollte Ihre Kompetenz sowie Professionalität unterstreichen, aber trotzdem zu Ihnen und Ihrer Persönlichkeit passen. Wenn alle anderen Kollegen im Team mit Hemd oder gar T-Shirt zur Arbeit kommen, können Sie Ihren Anzug mit Krawatte ebenfalls nur bei besonderen Anlässen hervorholen.

Gäste korrekt empfangen

Gestalten Sie den Besuch Ihrer Gäste so angenehm, wie möglich. Lassen Sie ihnen alle notwendigen Informationen vorab zukommen, wie zum Beispiel die Parkmöglichkeiten am Standort und Anmeldung am Firmengelände. Holen Sie Ihre Gäste beim Empfang ab, führen Sie diese durch das Gebäude und sorgen Sie für ausreichend Verköstigung. Seien Sie sich darüber im Klaren, dass Sie Ihren Arbeitgeber repräsentieren und Ihr Verhalten wesentlich dafür ist, welchen Eindruck man von dem Unternehmen haben wird.

Wahren Sie Distanz beim Reden

Menschen unterhalten sich und scheinen ganz automatisch die angemessene Entfernung zueinander zu finden. Untersuchungen haben ergeben, dass die Einschätzung dazu angelernt und kulturell bedingt ist. Zudem gibt es Menschen, die mit Ihrer Umgebung von Natur aus und ohne Hintergedanken eher über die Haptik Kontakt aufnehmen. Sie kommen dann für ihr Gegenüber ungewohnt nah. Hier ist jedoch Kontrolle angesagt. Bei Unterhaltungen sollten Sie gerade im beruflichen Kontakt immer genügend Abstand einhalten. Selbst unbewusste Berührungen von Schultern oder Oberarmen können als unangemessene Geste eingestuft werden. Mit einer professionellen Distanz bleiben Sie auf der sicheren Seite.

Bleiben Sie professionell – auch bei Komplimenten

Sie verstehen sich mit Ihrer Kollegin im Berufsalltag sehr gut und Ihnen fällt das neue Kleid positiv auf, welches sie heute trägt? Wenn Sie glauben, damit Ihre Fähigkeiten als Gentleman unter Beweis zu stellen – bleiben Sie zurückhaltend mit Komplimenten, die auf das Aussehen oder andere persönliche Eigenschaften von Kolleginnen und Kollegen abzielen. Am besten sparen Sie sich Ihr Lob und gutes Feedback für erreichte Ziele oder andere berufliche Erfolge auf. Denn auch wenn Sie eigentlich nur höflich sein wollten, kann es für Ihre Kollegin äußerst unangenehm sein, auf Ihr Aussehen angesprochen zu werden.

Beweisen Sie Ihre Fähigkeiten – ohne Ellenbogentechnik

Es ist legitim, wenn Sie Karriere machen wollen und ambitioniert sind. Doch lassen Sie Ihre Manieren dabei nicht unter den Tisch fallen, nur um im Mittelpunkt zu stehen und vor anderen zu glänzen. Insbesondere als Führungskraft sollten Sie mit gutem Beispiel vorangehen. Dazu gehören ein paar simple Basics: Lassen Sie andere Personen aussprechen und fallen Sie niemandem ins Wort, selbst wenn Sie dem Gesagten nicht zustimmen. Ziehen Sie schwächere Kollegen mit, anstatt über die Leistung anderer schlecht zu reden – daran werden Sie wachsen. Sie werden für den Erfolg eines Projekts gelobt, für das nicht nur Sie, sondern auch Ihre Kollegen verantwortlich waren? Nehmen Sie diese mit ins Boot und teilen Sie die Anerkennung.

Kritisches Feedback? Bitte konstruktiv und unter vier Augen

Ja, es kommt vor, dass man sich über Kollegen maßlos ärgert. Ihre Emotion sollte aber nicht dem Betriebsklima schaden und schon gar nicht Ihrer Karriere. Versuchen Sie durchzuatmen und professionell mit der Angelegenheit umzugehen. Wenn etwas nicht gut gelaufen ist, hat Ihr Gegenüber ein faires Feedback verdient, welches Sie unter vier Augen mitteilen sollten. Versuchen Sie immer konstruktive Worte zu finden.

Smalltalk, aber richtig

Wir räumen mit dem Mythos auf, dass Smalltalk eine banale Angelegenheit sei. Denn beim Plaudern können Sie so richtig ins Fettnäpfchen treten, wenn Sie nicht ein paar wichtige Grundregeln beachten. Versuchen Sie im Smalltalk immer eine positive Stimmung zu verbreiten. Vermeiden Sie dabei Themen, die Potenzial für Konflikte haben oder sehr persönlich sind, wie Religion oder Politik. Sprechen Sie über Gemeinsamkeiten aus der Gegenwart, wie die Anreise, das Hotelzimmer oder das Abendprogramm.

Richtig geführt, erfüllen die Gespräche über dies und das einen wichtigen Zweck. Sie brechen das erste Eis, können Sympathie auf beiden Seiten erzeugen und Nähe schaffen. Gelingt der Smalltalk, können die geschäftlichen Themen im Anschluss mit mehr Leichtigkeit besprochen werden.

Korrektes Verhalten beim Business Dinner

Zu einem erfolgreichen Abendessen mit Kunden oder Lieferanten gehört guter Smalltalk natürlich dazu. Das Business Dinner birgt die große Chance, sich in einer ungezwungenen Umgebung besser kennenzulernen, den Tag abzuschließen und die geschäftlichen Beziehungen zu stärken. Schwierige Themen lassen sich ohnehin einfacher bei einem netten gemeinsamen Abend bereden. Vielleicht ist die Stimmung lockerer – aber eine gewisse, professionelle Schwelle sollten Sie hier nicht überschreiten. Schauen Sie zu tief ins Glas, kann das peinlich enden. Beweisen Sie gute Tischmanieren und seien Sie höflich im Umgang mit dem Service. Sparen Sie nicht beim Trinkgeld.

Verinnerlichen Sie die Gepflogenheiten der Firma und der Branche

Sie haben im Unternehmen gerade erst neu angefangen? Dann orientieren Sie sich an Ihren Kollegen und fragen Sie nach, wenn etwas unklar ist. Gerade in kleinen Firmen begrüßen sich die Mitarbeiter häufig jeden Morgen mit Händeschütteln. In großen Konzernen wird man Sie dafür wahrscheinlich schief anschauen. Innerhalb der Branche entstehen oft eigene Verhaltensweisen, die sich Ihnen erst bei Kundenbesuchen oder beim Zusammenkommen auf Messen erschließen. Bleiben Sie aufmerksam und geben Sie sich ein wenig Zeit, um in Ihr Umfeld hineinzuwachsen. Seien Sie sich nicht für eine Entschuldigung zu fein, wenn diese angebracht ist.

Sie können vielleicht schon erahnen, dass geschäftliche Kontakte mit dem Ausland noch mehr Komplexität hineinbringen. Für den Umgang mit internationalen Kollegen, Kunden und Lieferanten gibt es eine klare Regel: informieren Sie sich vorab über die nationalen Gepflogenheiten und bereiten Sie sich möglichst gut vor, um Hindernisse zu umgehen und Irritationen zu vermeiden – egal, ob Sie hinreisen oder ausländischen Besuch empfangen. Denn schon durch die sprachlichen Barrieren ist die Zusammenarbeit oft anspruchsvoll genug, selbst wenn beide Parteien mehr oder weniger fließend Englisch sprechen. Kommt dann noch hinzu, dass das Verhalten des Gegenübers fehlinterpretiert wird, ist Chaos vorprogrammiert. Stülpen Sie also anderen Kulturen nicht Ihre Verhaltensregeln über und respektieren Sie die für Sie fremden Umgangsformen. Das wird Ihre Zusammenarbeit enorm erleichtern. Viele Firmen bieten Ihren Mitarbeitern nicht umsonst spezielle Seminare an, die kulturbedingte Barrieren reduzieren.

Regeln sollen das Miteinander erleichtern und unangenehme Situationen für alle vermeiden. Business Knigge Empfehlungen bieten eine gute Orientierung, die wohl in den meisten Firmen funktionieren wird. Aber entwickeln Sie auch ein eigenes Gespür dafür, welche Verhaltensweisen in Ihrem Umfeld tatsächlich Sinn machen und zu Ihnen als Person passen. Bleiben Sie authentisch im Umgang mit anderen, anstatt sich ständig darüber Gedanken zu machen, ob Ihr Verhalten jetzt richtig oder falsch war. Im Zweifel sprechen Sie andere darauf an und seien Sie um eine Entschuldigung nicht verlegen, wenn Sie jemanden ohne Absicht zu nahe getreten sind. Schließlich ist eine gute Kommunikation der Garant für ein gelungenes Miteinander – auch im Büro.