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Dokumentenscanner auf Schreibtisch zum Digitalisieren von Papierdokumenten im modernen Büro
Geändert am : 05.02.2026 13:43
Lesezeit :

Dokumente digitalisieren: die besten Tipps & Tricks

Inhalte:

Unter Dokumente digitalisieren versteht man den strukturierten Prozess, analoge Unterlagen (Papier, Fotos, Belege, etc.) oder unstrukturierte Informationsquellen in Digitalform zu überführen und einheitlich zu speichern. Das ganze baut auf klaren Regeln für Benennung, Ablage, Zugriffsrechte und Aufbewahrung auf. Ziel ist, Informationen schnell zu finden, rechtssicher zu archivieren und Prozesse zu beschleunigen.

Warum jetzt digitalisieren?

Papier kostet Zeit, Platz und Nerven. Die Lösung: Dokumente digitalisieren – strukturiert, sicher, rechtskonform. Digitale Dokumente senken Suchzeiten, beschleunigen Freigaben und machen Abläufe transparent. Wer Dokumente strukturiert digitalisiert, erfüllt leichter Compliance-Vorgaben, reduziert Risiken und steigert die Produktivität im Team.

In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Dokumente digitalisieren, welche Methode für Sie am besten geeignet und worauf im Hinblick auf Struktur und Rechtssicherheit zu achten ist.


Vorteile & gesetzliche Anforderungen

Digitalisierte Unterlagen sind schnell und einfach auffindbar, lassen sich in Workflows einbinden und standortübergreifend nutzen. Für Unternehmen zählen aber vor allem die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), ein wichtiges Regelwerk des deutschen Bundesfinanzministeriums für die digitale Buchhaltung sowie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)

  • GoBD: Ziel ist eine ordnungsmäßige, unveränderbare, vollständige und jederzeit verfügbare Buchführung. Für digitalisierte Belege bedeutet das u. a. manipulationssichere Ablage, Protokollierung und ein dokumentierter Prozess (Verfahrensdokumentation). Prüfen Sie regelmäßig Aktualisierungen des BMF.
  • DSGVO: Sie fordert u. a. Datensparsamkeit, definierte Löschfristen und Schutzmaßnahmen. Führen Sie ein Löschkonzept mit klaren Fristen und Zuständigkeiten. Verknüpfen Sie es mit den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – erst nach Fristablauf wird gelöscht. 2025 wird in Deutschland vielfach mit 8-jährigen Fristen für Buchungsbelege gearbeitet; berücksichtigen Sie jedoch aktuelle Gesetzesstände und branchenspezifische Vorgaben.

Hinweis: Dieser Beitrag liefert Praxiswissen, aber keine Rechtsberatung.

Tipp: Stimmen Sie Steuer- und Datenschutzanforderungen ab, damit Aufbewahrungs- und Löschfristen konsistent sind. Dokumentieren Sie Ausnahmen.

Welche Dokumente sollte man nicht digitalisieren?

Nicht jedes Original darf nach dem Scannen vernichtet werden. Besonders vorsichtig bei notariellen Urkunden, Testamenten, Ausweisen und Unterlagen mit speziellen Originalitätsanforderungen. Hier ist häufig kein ersetzendes Scannen zulässig; es braucht eine Einzelfallprüfung. Im Zweifel Originale behalten oder Rechtsrat einholen.


Methoden zur Digitalisierung

Mit einem Smartphone

  • Vorteile: Schnell, mobil, ideal für Belege unterwegs.

  • Worauf ist zu achten? Nutzen Sie am besten eine hochwertige Kamera sowie eine Scan-App mit OCR (optischer Zeichenerkennung), Perspektivkorrektur und automatischer Ränderkennung. Achten Sie außerdem auf eine ruhige Hand, eine gleichmäßige, gute Ausleuchtung und einen neutralen Hintergrund, damit das Dokument sauber und gut lesbar erfasst wird.

  • Einsatzfälle: Reisekostenbelege, spontane Notizen, Whiteboard-Fotos. Für Massen- oder Bestandsakten ist das Smartphone nur bedingt geeignet.

Mit einem Dokumentenscanner

  • Vorteile: ADF (Einzug), hohe Geschwindigkeit, Duplex, OCR.

  • Worauf ist zu achten? Für Textdokumente empfiehlt sich eine Auflösung von 300 dpi; bei Plänen oder Grafiken können je nach Detailgrad 400–600 dpi sinnvoll sein. Als Zielformat ist PDF/A ideal für die Archivierung. Praktisch sind außerdem Trennblätter oder Barcodes zur automatischen Dokumententrennung sowie eine Langläufer-Fähigkeit, damit auch große Scan-Volumen zuverlässig verarbeitet werden können.

  • Einsatzfälle: Eingangsrechnungen, Posteingang, Personalakten, Kundenakten.

Mit einem Multifunktionsdrucker (MFP)

  • Vorteile: Scan-to-Mail, Scan-to-Folder, Adressbuch, gleichzeitig drucken/kopieren/scannen.

  • Worauf ist zu achten? Achten Sie darauf, dass die Benutzerrechte am Gerät klar geregelt sind, damit nur berechtigte Personen Einstellungen ändern, sensible Dokumente scannen oder Ziele auswählen können. Pflegen Sie außerdem das Adressbuch regelmäßig und hinterlegen Sie Standardprofile (z. B. „Rechnung: 300 dpi, s/w, PDF/A + OCR“), damit Scans schnell, einheitlich und fehlerarm erstellt werden.

  • Einsatzfälle: Dezentraler Posteingang, Abteilungsarchive.

Mit einem Scanservice

  • Vorteile: (Altakten), Heftungen entfernen, Großformate, Qualitätskontrolle, Indexierung..

  • Worauf ist zu achten? Fragen Sie nach TR-RESISCAN-konformer Umsetzung, achten Sie auf Sicherheitszertifikate, DSGVO-Konformität und klar definierte Transportwege, damit Dokumente über die gesamte Prozesskette geschützt und nachvollziehbar verarbeitet werden. Ebenso wichtig sind verbindliche Service Level sowie ein festgelegtes Übergabeformat (z. B. PDF/A plus CSV-Index), damit die Daten reibungslos ins DMS/ERP übernommen werden können.

  • Einsatzfälle: Große Aktenmengen, sensible Bestände.


In 7 Schritten zum digitalen Dokumentenfluss

1

Status aufnehmen & priorisieren

Welche Dokumentarten liegen vor (Rechnungen, Verträge, Personal, Technik, Posteingang)? Welche Aufbewahrungsfristen gelten, welche Abteilungen sind beteiligt, welche Volumina? Priorisieren Sie „High-Impact“-Bereiche wie Eingangsrechnungen und Verträge. So erzielen Sie schnelle Effekte und schaffen Standards.
2

Scan-Setup definieren: Auflösung, Farbmodus, Format

  • Auflösung (DPI): Für Textdokumente sind 300 dpi ein praxiserprobter Standard für gute OCR-Ergebnisse und moderate Dateigrößen. Für sehr kleine Schriften oder Details können 400–600 dpi sinnvoll sein.
  • Farbmodus: Schwarzweiß oder Graustufe spart Speicher; Farbe nur bei Bedarf (z. B. farbige Stempel).
  • Duplex & ADF: Beidseitig scannen und Automatischen Dokumenteneinzug (ADF) nutzen, um Stapel effizient zu verarbeiten.
  • Dateiformat: Für die langfristige Archivierung empfiehlt sich PDF/A (ISO 19005), da es auf beständige Reproduzierbarkeit ausgelegt ist (eingebettete Schriften, kein JavaScript/Video, farbverbindliche Darstellung).
3

OCR & Qualitätssicherung

Aktivieren Sie OCR zur Texterkennung, damit Inhalte durchsuchbar und indexierbar werden. Etablieren Sie eine Stichprobenkontrolle je Stapel:

Sind Seiten vollständig? Ist die OCR-Quote ausreichend? Stimmen Ausrichtung und Lesbarkeit? Ein kurzer QS-Workflow verhindert spätere Korrekturschleifen.
4

Benennen & strukturieren

Konsistente Dateinamen und eine klare Ordnerlogik sind das Rückgrat der digitalen Ablage – unabhängig davon, ob Sie mit Dateiservern oder einem DMS arbeiten. Bewährt haben sich Muster wie:

YYYY-MM-DD_Kund:innenname_Vorgang_Kennung.pdf

2025-12-10_MusterGmbH_Rechnung_4711.pdf

Ergänzen Sie, wo nötig, Indexfelder/Tags (z. B. Kund:innen-ID, Kostenstelle). Legen Sie eine Namenskonvention verbindlich fest (Länge, keine Sonderzeichen wie „/ \ ? *“, führende Nullen für Versionen).
5

Ablage im DMS & Rollenrechte

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bringt Versionierung, Berechtigungen, Protokolle und Workflows (z. B. Freigaben) zusammen. Achten Sie auf PDF/A-Unterstützung, stabile OCR, Indexierung, Aufbewahrungs- und Löschregeln sowie Integrationen (ERP/Finance/CRM). Rollen- und Rechtekonzepte sind für GoBD/DSGVO zentral.
6

Verfahrensdokumentation erstellen/aktualisieren

Beschreiben Sie Ihren gesamten Prozess: Eingang, Scan, OCR, QS, Indexierung, Ablage, Zugriff auf Dokumente, Änderung, Löschung, Backup/Restore – plus Rollen, Systeme, Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen.

Die GoBD verlangen eine nachvollziehbare, schlüssige Dokumentation Ihrer digitalen Abläufe. Aktualisieren Sie diese bei jeder Prozessänderung.
7

Papier weiterbehandeln: aufbewahren oder vernichten

Nach dem (ersetzenden) Scannen entscheidet Ihre Verfahrensdokumentation: Aufbewahren oder vernichten. Für DSGVO-konformes Vernichten beachten Sie DIN 66399/ISO 21964 (Schutzklassen/Sicherheitsstufen) und wählen je nach Vertraulichkeit die passende Stufe.

Sicherheit & Backups

  • 3 Kopien, 2 unterschiedliche Medien, 1 Kopie offsite.

Halten Sie drei Kopien Ihrer Daten, speichern Sie diese auf zwei verschiedenen Medien und bewahren Sie eine Kopie an einem externen Standort auf. Dies schützt Ihre Informationen vor Verlust durch Hardwarefehler, Diebstahl oder Naturkatastrophen.

  • Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter die Richtlinien zur Datenverarbeitung und -sicherheit kennen und verstehen. Regelmäßige Schulungen helfen, das Bewusstsein für Risiken zu schärfen und den Umgang mit sensiblen Informationen zu verbessern. Dokumentieren und prüfen Sie die Rechteverwaltung regelmäßig (DSGVO).

  • Notfallplan für Restore testen

Notfallmanagement: Entwickeln Sie einen Notfallplan für den Fall eines Datenverlusts oder einer Sicherheitsverletzung. Dieser sollte klare Schritte zur Wiederherstellung der Daten und zur Minimierung von Schäden enthalten. Informieren Sie alle Mitarbeiter über den Plan und üben Sie regelmäßig die Umsetzung.

Durch die Beachtung dieser Punkte stellen Sie sicher, dass Ihre Verfahrensdokumentation nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern auch die Sicherheit und Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe verbessert.


Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

1

Scans ohne OCR (optische Zeichenerkennung)

Wer Dokumente nur als „Bild-PDF“ ablegt, kann Inhalte später kaum zuverlässig durchsuchen oder automatisiert weiterverarbeiten. Das führt zu unnötiger Suchzeit und erhöht die Fehlerquote bei der Ablage.

→ Tipp: OCR sollte standardmäßig aktiviert sein. Prüfen Sie stichprobenartig die Erkennungsqualität (z. B. bei klein gedrucktem Text, Stempeln oder schrägen Vorlagen) und passen Sie bei Bedarf Kontrast, Ausrichtung oder Scanprofil an.
2

Uneinheitliche Dateinamen

Wenn jeder nach eigener Logik benennt, entstehen Dubletten, Verwechslungen und unnötige Rückfragen. Das kostet Zeit und macht die Ablagestruktur langfristig unübersichtlich.

→ Tipp: Legen Sie eine verbindliche Benennungs-Konvention fest (z. B. YYYY-MM-DD_Kund:innenname_Vorgang_Kennung.pdf). Ergänzen Sie das durch kurze Schulungen und einen Quick-Guide (1 Seite), der direkt am Scanner/Arbeitsplatz verfügbar ist.
3

Fehlende oder veraltete Verfahrensdokumentation (GoBD-Risiko)

Ohne nachvollziehbar dokumentierte Prozesse fehlt der Nachweis, wie Belege entstehen, verarbeitet, abgelegt und geschützt werden. Das kann bei Prüfungen schnell zum Risiko werden.

→ Tipp: Beschreiben Sie den Prozess sauber und vollständig (Scanprozess, Zuständigkeiten, Kontrollen, Ablage/Versionierung, Berechtigungen, Änderungen). Wichtig: Die Dokumentation regelmäßig aktualisieren, sobald sich Systeme oder Abläufe ändern.
4

Kein Lösch- bzw. Aufbewahrungskonzept (DSGVO-Risiko)

Wenn Dokumente „für immer“ gespeichert werden, steigt das Risiko unnötiger Datenhaltung – inklusive sensibler personenbezogener Daten. Das kann rechtliche und organisatorische Folgen haben.

→ Tipp: Definieren Sie klare Aufbewahrungs- und Löschfristen (Retention) nach Dokumentart und Zweck. Wo möglich, sollten Systeme automatisch löschen oder sperren (z. B. nach Ablauf der Frist) und die Löschung protokollieren.
5

Falsche Auflösung (zu groß oder schlecht lesbar)

Zu niedrige Auflösung macht Texte schwer lesbar und verschlechtert OCR; zu hohe Auflösung bläht Dateien unnötig auf und belastet Speicher, Netzwerk und DMS-Performance.

→ Tipp: Setzen Sie 300 dpi als Standard für Textdokumente. Für Pläne, Zeichnungen oder detailreiche Grafiken nur bei Bedarf auf 400–600 dpi erhöhen – und solche Ausnahmen kurz begründen (Scanprofil „Plan/Grafik“).
6

Unsichere Vernichtung von Papieroriginalen

Wer falsch schreddert (zu niedrige Sicherheitsstufe) riskiert Datenabfluss – gerade bei Personal-, Vertrags- oder Finanzunterlagen.

→ Tipp: Richten Sie sich nach DIN 66399 / ISO 21964 und wählen Sie die passende Sicherheitsstufe je nach Schutzbedarf. Legen Sie fest, wer vernichtet, wie gesammelt wird (verschlossene Behälter) und wie die Vernichtung dokumentiert wird (intern oder über Dienstleister).

FAQ: kurz & knapp


Welche Auflösung ist sinnvoll?

Für Text reichen 300 dpi. Grafiken/Pläne nach Bedarf 400–600 dpi.


Welches Format nehme ich?

PDF/A für Langzeitarchivierung, OCR für die Suche. Fotos ggf. als JPG/TIFF; für Belege konsistent bleiben.


Wie lange muss ich Belege aufheben?

Halten Sie sich an interne Compliance/Fristen. Für steuerrelevante Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Klären Sie Details mit Ihrer Steuerberatung/Rechtsabteilung.


Reicht das Smartphone?

Für Einzelscans unterwegs ja. Für Massen- und Aktenbestände besser Dokumentenscanner oder Scanservice.


Wie sichere ich Daten?

Mehrstufige Backups, Zugriff nur für Berechtigte, Versionierung und Protokolle aktivieren. DSGVO beachten.


Welche Sicherheitsstufe für die Vernichtung?

Richten Sie sich nach DIN 66399/ISO 21964 und wählen Sie anhand Schutzklasse/Sicherheitsstufe (z. B. Schutzklasse 2 für vertrauliche Daten) das passende Niveau.


Wie lang muss ich aufbewahren – 6, 8 oder 10 Jahre?

Das hängt von der Unterlagenart und vom aktuellen Rechtsstand ab; viele Belege werden 2025 mit 8 Jahren angegeben. Prüfen Sie Updates und Ausnahmen.


Fazit

Mit einem klaren Prozess, PDF/A, OCR, einheitlichen Benennungsregeln, einem belastbaren DMS und einer gepflegten Verfahrensdokumentation digitalisieren Sie Ihre Dokumente effizient und rechtssicher. Beginnen Sie mit einem Pilotbereich, messen Sie Suchzeiten und Durchlaufzeiten – und skalieren Sie dann auf das gesamte Unternehmen.

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