Urlaubsübergabe im Job: Die besten Tipps

Wenn Ihr Urlaub bevorsteht und Sie dafür sorgen müssen, dass sich Ihre Arbeit während der Abwesenheit nicht stapelt, bedarf es einer guten Vorbereitung. Schließlich möchten Sie Ihren Kolleg:innen im Büro trotz der zusätzlichen Aufgaben einen reibungslosen Arbeitsablauf ermöglichen. Damit Sie sich darauf verlassen können, dass während Ihrer Abwesenheit alles wie geplant abläuft, ist es wichtig, dass Sie bei der Übergabe an alles Wichtige denken.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie die Übergabe im Voraus planen, welche Informationen kommuniziert werden müssen, um den Übergang zu erleichtern und wie Sie sicherstellen können, dass die Produktivität auch in Urlaubszeiten stabil bleibt.

Die reibungslose Urlaubsübergabe - was Sie vor Ihrer Abreise tun sollten

Eine reibungslose und stressfreie Urlaubsübergabe ist ein wichtiger Teil der Vorbereitung auf eine Auszeit. Bevor Sie abreisen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alles für denjenigen organisiert haben, der Ihren Platz einnehmen wird, damit der reguläre Arbeitsablauf nicht gestört wird.

Erstellen Sie zunächst eine Checkliste mit Aufgaben und entwickeln Sie einen Kommunikationsplan mit Ihren Kolleg:innen, um festzulegen, wer die Verantwortung für was übernimmt. Dazu kann die Weitergabe von Kontakten und Ressourcen gehören, die sie eventuell benötigen, die Information über Fristen, die eingehalten werden müssen und die Bereitstellung von Kontaktinformationen für den Fall, dass während Ihrer Abwesenheit Fragen auftreten. Wenn Sie sich vor Ihrer Abreise um diese Schritte kümmern, können Sie sicherstellen, dass der Übergang zwischen den Arbeitsplätzen so nahtlos wie möglich verläuft.

Projekte und Verantwortlichkeiten delegieren

Wenn Sie sich eine Auszeit nehmen und Ihren Kolleg:innen Aufgaben für die Urlaubsübergabe zuweisen müssen, ist es wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, Projekte und Verantwortlichkeiten effektiv zu delegieren. Beginnen Sie damit, klare Erwartungen und Fristen für jedes Projekt oder jede Aufgabe zu formulieren, damit Ihr Team während Ihrer Abwesenheit auf Kurs bleibt. Überlegen Sie, welche Projekte die höchste Priorität und Dringlichkeit haben, wer in Ihrem Team sie am besten ausführen kann, und teilen Sie diese Gedanken dann Ihren Kolleg:innen mit.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kolleg:innen über alle erforderlichen Ressourcen verfügen und informieren Sie sie regelmäßig über den Stand der Dinge. Dies gewährleistet einen reibungslosen Übergang während Ihrer Abwesenheit und gibt allen Parteien die Gewissheit, dass sich um alles gekümmert wird.

Arbeit dokumentieren

Damit Ihre Vertretung während Ihrer Abwesenheit Zugang zu allen wichtigen Informationen hat, sollten Sie schon während der Arbeit stets eine Dokumentation über Ihre Fortschritte führen. Es gibt verschiedene Tools, mit denen Sie Dateien oder Notizen sicher speichern können, sowohl in digitaler als auch in physischer Form.

Finden Sie heraus, wie das beste System für Sie aussieht, denn die richtige Organisation und Dokumentation kann viel Zeit sparen. So sollten Sie zum Beispiel stets Kundendaten sowie Kundenkommunikation festhalten und Passwörter und Zugänge sichern. Wissensdatenbanken ersparen unnötige Meetings und Projekt-Management Tools erleichtern die Delegation sowie Statuserfassung.

Urlaubsübergabe in 4 Schritten

Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten

Bevor Sie sich in den Urlaub verabschieden, sollten Sie in jedem Fall eine terminierte Abwesenheitsnotiz für Kolleg:innen und Kund:innen einrichten. Diese wird automatisch versendet, sobald eine E-Mail in Ihrem Postfach eingeht. Zusätzlich können Sie einstellen, ob die E-Mail weitergeleitet werden soll oder nicht. Wie Sie eine Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten, erfahren Sie hier:

Abwesenheitsnotiz E-Mail-Vorlage (Deutsch & Englisch)

Sie können Abwesenheitsnotizen für interne sowie externe Kontakte einrichten. Falls Sie mit internationalen Kund:innen und Kolleg:innen arbeiten, sollten Sie außerdem eine englische Version Ihrer Notiz anfügen. Sie können beide Varianten einfach in dieselbe E-Mail schreiben. Im Internet werden Sie zahlreiche Muster für Abwesenheitsnotizen finden, nur eine Möglichkeit stellen wir Ihnen hier vor. Ändern Sie dieses Beispiel nach den Vorgaben Ihres Arbeitgebers bzw. Ihren Vorlieben und Bedürfnissen.

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich bin derzeit nicht im Büro und befinde mich im Urlaub. Während meiner Abwesenheit stehe ich nicht zur Verfügung. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name Ihres Stellvertreters] unter [E-Mail-Adresse des Stellvertreters]. Diese E-Mail wird nicht weitergeleitet.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

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Subject: Out of Office

Dear Sir/Madam,

I am currently out of the office on vacation. During my absence, I will not be available. In case of urgent matters, please contact [Name of your delegate] at [Delegate's email address]. This email will not be forwarded.

Thank you for your understanding.

Best regards,

[Your Name]

Fazit

Wenn Sie sich auf einen längeren Urlaub vorbereiten, kann es herausfordernd sein, Ihre Arbeit in die Hände Ihrer Kolleg:innen zu legen. Haben Sie aber einen gründlichen Plan, muss diese Übergabe nicht zu Stress führen.

Mit einer guten Vorbereitung und Delegation bleiben Ihre Projekte und Verantwortlichkeiten während Ihrer Abwesenheit auf Kurs. Dokumentieren Sie alle Prozesse sorgfältig, damit Ihre Vertretung stets auf alle notwendigen Informationen zugreifen kann und stellen Sie sicher, dass sie über alle nötigen Kontakte verfügt, die bei Rückfragen weiterhelfen können.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sichergehen, dass Ihre Arbeit auch während Ihrer Abwesenheit erledigt wird und können im Urlaub richtig entspannen!

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